RUNAGA

Obrazac putnog naloga: koje polje se najčešće pogriješi i zašto

Otvorena fascikla s obrascima i računima za gorivo na ležaju u kabini

Obrazac putnog naloga tražiš obično u jednoj od dvije situacije. Ili si tek počeo da voziš za novu firmu i rekli su ti „vodi putni nalog“ bez objašnjenja. Ili su ti blokovi ponestali u petak popodne, negdje između Zenice i Bihaća, a u ponedjeljak treba predati dokumentaciju.

U oba slučaja pravo pitanje nije gdje naći papir. Pravo pitanje je šta tačno upisati da se nalog ne vrati nazad.

Polja, redom, bez knjigovodstvenog jezika

Registracija vozila i prikolice. Ako u toku dana mijenjaš prikolicu, to je prvo mjesto gdje se zapetlja. Svaka prikolica ide uz svoju dionicu, ne upisuje se samo posljednja.

Ime vozača. Kad vas je dvojica, upisuje se ko je vozio koju dionicu, a ne samo čije je ime na nalogu. Kad se kasnije raspravlja o odmorima ili o vremenu dolaska, to polje je jedino koje odgovara na pitanje.

Početna kilometraža. Očitana s table, u trenutku polaska. To je polje koje ruši cijeli nalog ako je pogrešno, jer sve ostalo se računa iz njega.

Dionice. Svako kretanje od tačke do tačke je zaseban red: odakle, dokle, kada, koliko kilometara. Iskušenje je tri isporuke u istom gradu spojiti u jedan red. Nemoj — kod prve provjere kilometara razlika se vidi.

Gorivo. Mjesto, litri, iznos, broj računa. Račun mora postojati i nakon sedam dana, ne samo u trenutku točenja.

Završna kilometraža i ukupno. Ukupno mora biti tačno razlika između završne i početne kilometraže. Ako nije, neka dionica nedostaje.

Tri pravila koja rješavaju većinu vraćanja

Piši u trenutku, ne navečer. Najčešći razlog vraćanja nije neznanje nego pamćenje. Brojevi zapisani osam sati nakon što si ih vidio su zaokruženi, a zaokruženi brojevi se ne slažu s računom za gorivo.

Ne ostavljaj prazna polja. Prazno polje izgleda kao propust i neko će pitati za njega. Ako se nešto nije desilo, upiše se nula ili crta.

Računi su dio naloga. Putni nalog bez dokumenta o točenju je pola dokumenta. Račun se sprema odmah, ne u džep jakne.

Zašto blok uvijek ponestane u petak

Hrpa obrazaca u pretincu izgleda dovoljno u ponedjeljak i prazna je u petak popodne, kad nemaš gdje odštampati. Tada počinje improvizacija — list iz bilježnice, bilješka u telefonu, obećanje „srediću u firmi“. Baš ti listovi kasnije nedostaju.

Druga slabost papira je što putuje. Nalog stoji kod tebe do kraja mjeseca, pa ide u kancelariju. Do tada niko nije vidio šta piše u njemu. Greška iz prvog dana otkriva se trideset dana kasnije.

Treća je što papir ne podnosi kabinu. Mokar list, razmazana hemijska, list koji je ostao na tabli na suncu — sve se to dešava redovno i svaki put ishod je isti: prepisivanje po sjećanju.

Uputstvo koje radi u stvarnom danu

Ako se sve svede na jednu stranicu, izgleda ovako:

  1. Na polasku — kilometraža s table, datum, vrijeme.
  2. Na svakoj tački — vrijeme dolaska i vrijeme odlaska, dok si tamo.
  3. Na svakoj pumpi — litri, iznos, račun spremljen odmah.
  4. Kod promjene prikolice — novi red, ne bilješka sa strane.
  5. Na parkingu — završna kilometraža i provjera da ukupno izlazi.

Primijeti da u tom spisku nema ničega što se radi navečer. To nije slučajno. Nalog popunjen tokom dana traje ukupno dvije do tri minute, razbijene na porcije od po dvadeset sekundi. Isti nalog popunjen na kraju traje pola sata i sadrži greške.

Kada obrazac više nije potreban

U trenutku kad upisuješ usput, papir gubi smisao. Telefon ti je ionako u ruci — na pumpi, na rampi, dok čekaš istovar. Ako se zapis dešava tamo, nema potrebe za drugim nosiocem koji se kasnije prepisuje.

To je razlika između obrasca i aplikacije. Obrazac je prazan papir koji čeka da sjedneš. Aplikacija upisuje dok stojiš.

Uz to, gotov nalog ne čeka kraj mjeseca da stigne do prevoznika. Kreće čim završiš turu, što znači da ako nešto nedostaje, saznaješ to odmah, a ne za trideset dana.

Šta raditi kad obrazac ipak zatreba

Ima situacija u kojima papir ostaje — neki naručioci traže potpisan primjerak na licu mjesta, neke firme drže dvostruku evidenciju dok ne prijeđu potpuno na digitalno. Za te slučajeve vrijedi jedno pravilo: papir se popunjava iz zapisa, a ne iz glave.

Ako si tokom dana upisivao usput, uveče samo prepišeš gotove brojeve na obrazac. To traje dvije minute i nema šanse da pogriješiš, jer ne rekonstruišeš ništa. Ako nisi upisivao usput, prepisuješ iz sjećanja i vraćaš se tačno na početak problema.

Drugim riječima, obrazac nije neprijatelj. Neprijatelj je prazan obrazac koji čeka da se sjetiš šta je bilo u utorak.

Uzmi RUNAGA Lite na telefon

RUNAGA Lite zamjenjuje obrazac s nekoliko dodira usput. Kilometraža, mjesta i gorivo upisuju se u trenutku kad ih vidiš, a svaki zapis sam sačuva vrijeme. Kad završiš turu, gotov izvještaj ide šefu e-mailom kao PDF — na jeziku koji mu ti izabereš.