Elektronická kniha jízd: co se změní pro řidiče, ne pro účetní

O elektronické knize jízd se většinou mluví z pohledu firmy. Ušetří se administrativa, účetní má data dřív, daňová kontrola proběhne hladčeji. To všechno je pravda, ale řidiče to nezajímá — jeho zajímá jediná otázka: přidá mi to práci, nebo ubere?

Odpověď záleží na tom, jak je ta kniha udělaná. Rozdíl mezi dobrou a špatnou je přitom docela jednoduchý.

Špatná elektronická kniha je jen papír na displeji

Poznáš ji okamžitě. Otevřeš ji večer, stejně jako papírové desky, a vyplňuješ stejná pole ve stejném pořadí — jen místo propisky ťukáš do telefonu. Některá pole jsou povinná a nedají se přeskočit. Bez signálu nic neuloží. A když jsi hotový, dopravce si to stejně musí vyexportovat ručně.

Tohle není elektronická kniha jízd. Tohle je formulář, který si někdo přepsal do aplikace. Práce zůstala stejná, jen ji děláš palcem místo rukou.

Dobrá elektronická kniha přesouvá zápis do jiné chvíle

Celý smysl je v jediné věci: přestaneš vyplňovat večer a začneš zapisovat průběžně.

To zní jako drobnost, ale je to celá podstata. Údaj, který zapíšeš ve chvíli, kdy ho máš před očima, je přesný. Údaj, který zapíšeš o osm hodin později, je odhad. Z odhadů vznikají všechny nesrovnalosti, kvůli kterým ti pak někdo volá.

Prakticky to vypadá takhle:

• Vyjíždíš — značka, místo a stav tachometru, pár ťuknutí.
• Tankuješ — litry, částku a měnu zapíšeš u stojanu za dvacet vteřin.
• Přijedeš na nakládku nebo vykládku — zapíšeš ji a zaškrtneš, jaké doklady šly se zbožím, zatímco čekáš na rampu.
• Končíš — konečný stav tachometru a místo.
• Večer — nic. Kniha je hotová.

Musí fungovat bez signálu

Tohle je bod, na kterém padá většina aplikací. Podzemní parkoviště, hala s plechovou střechou, úsek v kopcích — bez signálu jsi několikrát denně. Když aplikace vyžaduje připojení, aby uložila jedno číslo, nepoužiješ ji právě ve chvílích, kdy ji potřebuješ nejvíc.

Elektronická kniha jízd musí ukládat lokálně a odeslat sama, až se signál vrátí. Ne aby ses o to staral ty.

Kniha jízd online neznamená, že musíš být online

Tady bývá zmatek v pojmech. Když se mluví o knize jízd online, nemyslí se tím, že řidič potřebuje internet. Myslí se tím, že dopravce dostane hotový záznam hned po skončení jízdy, místo aby čekal na desky na konci měsíce.

Pro řidiče z toho plyne jedna konkrétní výhoda, která se často přehlíží: když něco chybí, zjistí se to týž den. Ne po třiceti dnech, kdy si nepamatuješ, jestli jsi v pondělí tankoval v Jihlavě nebo v Havlíčkově Brodě.

Co to znamená pro spory

Papírová kniha jízd je slovo proti slovu. Elektronická je časové razítko.

Zákazník tvrdí, že jsi přijel v půl třetí, ty víš, že jsi tam byl v poledne. Když jsi vykládku zapsal ve chvíli, kdy jsi stál před branou, záznam nese ten čas. Stejně tak tři hodiny čekání — krátká poznámka zapsaná na místě. Stejně tak objížďka kvůli uzavírce, která na papíře vypadá jako kilometry navíc: stav tachometru u každého záznamu a jedna věta, proč.

To je pro řidiče možná nejpodstatnější část celé věci a mluví se o ní nejmíň.

Kdy se to nevyplatí

Buďme upřímní — jsou situace, kdy elektronická kniha jízd řidiči nepomůže.

Pokud firma zavede aplikaci, ale zároveň bude chtít i papír „pro jistotu“, děláš práci dvakrát. Pokud aplikace vyžaduje desítky polí, která nesouvisí s tvojí prací, zdrží tě víc než propiska. A pokud data z aplikace nikam automaticky nejdou a někdo je stejně přepisuje ručně, pak jediné, co se změnilo, je to, kdo teď dělá tu práci navíc.

Než na něco přejdeš, zeptej se na tři věci: funguje to offline, kolik ťuknutí je jeden zápis, a jde záznam k dopravci sám. Když je odpověď na všechny tři ano, ušetří ti to večery. Když ne, nech si radši papír.

Co s obdobím přechodu

Málokterá firma přejde ze dne na den. Obvykle se pár týdnů jede obojí — aplikace i papír — protože účetní chce mít jistotu a někdo v kanceláři si na to zvyká. To období je nejnepříjemnější část celé změny, protože v něm děláš práci dvakrát.

Dá se zkrátit jednou věcí: papír vyplňuj z aplikace, ne z hlavy. Když jsi během dne zapisoval průběžně, večerní přepis na formulář je dvě minuty mechanické práce bez přemýšlení. Když jsi nezapisoval, přepisuješ po paměti a jsi přesně tam, odkud jsi chtěl odejít.

A hlavně — domluv si, jak dlouho to období potrvá. Když nemá konec, zůstane navždycky a řidiči si zapamatují jediné: že elektronická kniha jízd znamená práci navíc.

Jak se to chová při kontrole

Otázka, která padne vždycky: obstojí elektronický záznam, když přijde kontrola?

Podstatné je, co záznam obsahuje a jestli se dá doložit. Dobrá aplikace ukládá ke každému záznamu čas vzniku, místo a stav tachometru a po odeslání už záznam nejde potichu přepsat. Hotový turnus je v PDF, které si může kontrolor prohlédnout nebo vytisknout. Papírový doklad z pumpy si ale nech — aplikace zapisuje litry a částku, doklad nenahrazuje.

Pro řidiče z toho plyne jednoduchý závěr: záznam pořízený v okamžiku má vyšší váhu než záznam sepsaný po paměti. To platí u kontroly stejně jako v jakékoli jiné debatě o tom, co se kdy stalo.

Stáhni si RUNAGA Lite

RUNAGA Lite je elektronická kniha jízd napsaná z pohledu kabiny. Funguje bez signálu a odešle sama, až signál je. Jeden zápis jsou vteřiny, ne minuty. A když turnus ukončíš, hotový výkaz odejde šéfovi e-mailem jako PDF — takže tobě po poslední vykládce nezbývá žádné večerní vypisování.

• iPhone: App Store
• Android: Google Play