RUNAGA

Kørebog og SKAT: hvad der kræves — og findes der en app godkendt af SKAT?

Mappe med kørebog og kuvert med bilag på et køkkenbord om aftenen

Mange søger på „kørebog skat“ af én grund: frygten for, at kørebogen en dag bliver underkendt. At nogen i Skattestyrelsen eller i lønafdelingen kigger på et års registreringer og siger, at de ikke kan bruges. Den frygt er ikke ubegrundet — men den handler sjældent om formatet. Den handler næsten altid om indholdet og om, hvornår det blev skrevet.

Før vi går i gang, er det værd at skille to ting ad, som ofte bliver blandet sammen: kørebogen, du fører for din egen bil for at få kørselsgodtgørelse, og kørebogen, du fører i vognmandens lastbil eller varebil som en del af dit arbejde.

Hvad SKAT kræver af en kørebog

Når en arbejdsgiver udbetaler skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel i medarbejderens egen bil, skal kørslen kunne dokumenteres. En kørebog, der skal holde, indeholder som minimum:

  • Dato for hver tur.
  • Formål med kørslen — hvad turen gik ud på.
  • Start- og slutadresse, og mellemliggende mål, hvis der er flere.
  • Antal kørte kilometer.
  • Beregning af godtgørelsen ud fra de gældende satser.
  • Bilens registreringsnummer.

Mangler et af punkterne, kan godtgørelsen blive betragtet som skattepligtig løn. Det er derfor, kørebogen ikke er en formalitet, men et bilag.

Findes der en kørebog-app godkendt af SKAT?

Kort svar: SKAT godkender ikke bestemte apps. Der findes ikke et officielt stempel, som en kørebog app godkendt af SKAT kan vise frem. Kørebogen behøver ikke have et bestemt format — papir, regneark, PDF og app er alle i orden, så længe indholdet er der.

Når en app skriver „godkendt af SKAT“ i sin markedsføring, betyder det i praksis, at den indeholder de felter, SKAT kræver. Det er et fornuftigt krav at stille — men det er dig og din arbejdsgiver, der står på mål for indholdet, ikke appen.

Din egen bil eller vognmandens lastbil?

Her ligger den største misforståelse. Kørselsgodtgørelse handler om kørsel i din egen bil i arbejdets tjeneste. Kører du lastbil eller varebil for en vognmand, kører du i firmaets køretøj, og så er det ikke kørselsgodtgørelse, kørebogen skal dokumentere.

Den kørebog, du fører i vognmandens bil, dokumenterer arbejdet: hvor du læssede og aflæssede, kilometertal, tankning, hvilke papirer der fulgte med godset. Den bruges til afregning, dieselregnskab og til at løse uenigheder med kunder. Kravene kommer fra vognmanden, ikke direkte fra SKAT — men tankegangen er den samme: registreringen skal være præcis, og den skal være lavet, mens tingene skete.

Tre ting, der gør en kørebog troværdig

Uanset om den er til SKAT eller til vognmanden, er det de samme tre ting, der afgør, om en kørebog holder.

Den er ført løbende. En kørebog, hvor alle ture er skrevet med samme kuglepen samme aften, ser ud som det, den er: en rekonstruktion. En registrering med et tidspunkt, der passer med turen, ser ud som det, den også er: virkeligheden.

Den kan ikke ændres ubemærket bagefter. Et regneark, hvor hvem som helst kan rette et tal tre måneder senere, beviser ikke meget. En kørebog, hvor en afsendt registrering ligger fast, beviser mere.

Bilagene findes. Liter uden bon er halvt dokumentation. Skriv liter og beløb ved standeren, og læg bonen det samme sted hver gang.

Det praktiske: sådan undgår du at blive underkendt

  1. Skriv ned på stedet — kilometertal ved start og slut, ikke fra hukommelsen.
  2. Ét sted, én registrering — slå ikke tre stop sammen til én linje.
  3. Forklar afvigelser med det samme — en omkørsel på grund af vejarbejde er en sætning i dag og en diskussion om tre måneder.
  4. Gem kørebogen og bilagene — spørg din arbejdsgiver eller revisor, hvor længe de skal gemmes hos jer.

Hvad RUNAGA Lite er — og hvad den ikke er

RUNAGA Lite er bygget til erhvervskørsel med lastbil og varebil: den registrerer sted, kilometertal og type — læsning, aflæsning, omlæsning, told, værksted, tankning og fri note — og gemmer selv tidspunktet. Når turen er sendt, kan registreringerne ikke længere ændres.

Den er ikke lavet som skattekørebog til kørselsgodtgørelse i din private bil, og den er ikke „godkendt af SKAT“ — det er ingen app. Kører du i egen bil og vil have skattefri godtgørelse, så tjek med din arbejdsgiver eller revisor, at alle SKAT's felter er med.

Hent RUNAGA Lite

Kører du for en vognmand, der ikke selv har et system, er RUNAGA Lite din kørebog i telefonen. Den virker uden signal, én registrering tager sekunder, og når du afslutter turen, går den færdige rapport til chefen på e-mail som PDF. RUNAGA indsamler ikke din position.