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Fahrtenbuchvorlage: welche Spalten du wirklich brauchst — je nachdem, wofür

Leeres ausgedrucktes Fahrtenbuchformular und ein Kugelschreiber auf dem Armaturenbrett im Morgenlicht

Eine Fahrtenbuchvorlage sucht man meistens in einer von zwei Situationen. Entweder hast du gerade bei einer neuen Firma angefangen und gehört: „Führ ein Fahrtenbuch“, ohne dass jemand erklärt hat, wie. Oder der Block in der Kabine ist am Freitagnachmittag leer, und am Montag müssen die Unterlagen abgegeben werden.

Bevor du irgendeine Vorlage herunterlädst, lohnt sich eine Frage: Wofür ist das Fahrtenbuch? Denn es gibt drei ganz verschiedene Fahrtenbücher, und eine Vorlage, die für das eine perfekt ist, ist für das andere unbrauchbar.

Fahrtenbuch fürs Finanzamt

Das ist das Fahrtenbuch, an das die meisten zuerst denken: für einen Dienstwagen, den man auch privat nutzt, als Alternative zur 1-%-Regel. Hier sind die Anforderungen streng. Für jede dienstliche Fahrt gehören hinein:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende
  • Reiseziel und bei Umwegen die Route
  • Reisezweck
  • Aufgesuchte Geschäftspartner

Privatfahrten müssen nur als solche gekennzeichnet werden, mit Kilometern. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden gesondert vermerkt.

Wichtig: Für Lkw und Zugmaschinen gilt die 1-%-Regel nicht. Für den typischen Lkw-Fahrer ist diese Art Fahrtenbuch also meist gar nicht das Thema.

Fahrtenbuch als Auflage nach § 31a StVZO

Die zweite Sorte ordnet die Straßenverkehrsbehörde an, wenn nach einem Verkehrsverstoß nicht festgestellt werden konnte, wer gefahren ist. Hier geht es nicht um Steuern, sondern darum, dass jederzeit klar ist, wer am Steuer saß. Vor jeder Fahrt gehören hinein:

  • Name und Anschrift des Fahrers
  • Kennzeichen
  • Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns

Nach der Fahrt: Datum und Uhrzeit des Fahrtendes und die Unterschrift des Fahrers. Aufbewahrt wird das Fahrtenbuch bis sechs Monate nach Ablauf der Zeit, für die es geführt werden musste.

Fahrtenbuch für die Tour im Lkw

Die dritte Sorte ist die, die im Güterverkehr jeden Tag geführt wird: die Dokumentation der Tour für die Firma. Sie dient der Abrechnung, dem Dieselvergleich und dem Klären von Streit mit Kunden. Eine gute Vorlage dafür hat diese Spalten:

  • Datum
  • Fahrzeug — Kennzeichen, bei Zügen auch Auflieger oder Anhänger.
  • Ort
  • Kilometerstand
  • Was passiert ist — Beladung, Entladung, Umladung, Zoll, Werkstatt, Tanken.
  • Papiere — CMR, Lieferschein, Umladeschein, Zolldokumente.
  • Tanken — Liter, Betrag, Währung.
  • Bemerkung — Umleitung, Wartezeit, Wechsel des Aufliegers.

Mehr Spalten machen das Fahrtenbuch nicht besser, nur langsamer.

So sieht ein ganz normaler Tag darin aus:

  • 05:50 — Kassel, Lager — 318 240 km — Beladung, CMR und Lieferschein dabei.
  • 08:15 — Göttingen — 318 287 km — Entladung.
  • 09:40 — Hann. Münden, Tankstelle — 318 331 km — 240 Liter, Betrag laut Beleg.
  • 11:05 — Kassel, Lager — 318 360 km — Tourende, 120 km gesamt.

Vier Zeilen, jede davon vor Ort geschrieben. Am Abend bleibt nichts zu tun.

Excel-Vorlage oder Papier?

Eine Vorlage in Excel wirkt modern, hat aber ein Problem, das oft übersehen wird: jeder kann jede Zahl später ändern, ohne dass es auffällt. Für das Finanzamt ist genau das ein Ausschlussgrund — der Bundesfinanzhof hat schon 2005 entschieden (VI R 64/04), dass ein Fahrtenbuch in einer nachträglich veränderbaren Datei nicht ordnungsgemäß ist. Für die Tourdokumentation im Lkw ist es kein formaler Fehler, aber es schwächt jede Zahl, sobald es Streit gibt.

Papier ist ehrlicher, hat aber seine eigenen Schwächen: nasses Blatt, verschmierter Kuli, ein Block, der am Freitag leer ist.

So füllst du jede Vorlage richtig aus

Egal, welche Vorlage — diese vier Regeln lösen fast alle Rückfragen:

  1. Eintragen im Moment, nicht am Abend. Zahlen, die acht Stunden später geschrieben werden, sind gerundet. Gerundete Zahlen passen nicht zur Tankrechnung.
  2. Ein Ereignis, eine Zeile. Drei Entladestellen in einer Stadt sind drei Zeilen.
  3. Keine leeren Felder. Ist nichts passiert, ein Strich. Ein leeres Feld sieht aus wie Vergessen.
  4. Summe jeden Abend prüfen. Gefahrene Kilometer müssen genau Ende minus Anfang sein. Stimmt es nicht, fehlt eine Zeile — und heute weißt du noch welche.

Wann die Vorlage nicht mehr nötig ist

Sobald du unterwegs einträgst, verliert das Papier seinen Sinn. Das Handy hast du sowieso in der Hand — an der Säule, an der Rampe, beim Warten auf die Entladung. Passiert der Eintrag dort, braucht es kein zweites Medium, das später abgeschrieben wird.

Hol dir RUNAGA Lite

RUNAGA Lite ersetzt die Vorlage für die Tour im Lkw oder Transporter: Ort, Kilometerstand, Beladung, Entladung, Umladung, Zoll, Werkstatt und Tanken mit Liter, Betrag und Währung. Die Uhrzeit speichert jeder Eintrag selbst, abgeschickte Einträge sind fest, und nach Tourende geht der fertige Bericht als PDF per E-Mail an den Chef. Ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt oder für eine Auflage nach § 31a StVZO ist RUNAGA Lite nicht — dafür fehlen Felder wie Reisezweck oder Unterschrift.