Gestión de flotas vista desde la cabina: lo que te quita y lo que te da
Casi todo lo que se escribe sobre gestión de flotas está escrito para el dueño. Control de costes, planificación de revisiones, consumo a los cien, aprovechamiento de los vehículos. Todo cierto. Y al que va al volante no le dice absolutamente nada.
Sin embargo, los datos del sistema los pone el conductor. Así que la pregunta es sencilla: cuando tu empresa implanta un sistema de gestión de flotas, ¿qué cambia en tu día?
Tres cosas distintas con el mismo nombre
Bajo «gestión de flotas» se venden productos muy diferentes.
Telemática. Una caja en el vehículo informa de la posición, la velocidad, las paradas y a veces del consumo o la temperatura del frigorífico. Le dice a la oficina dónde está el camión y cómo se mueve.
Mantenimiento y papeleo. Revisiones, ITV, neumáticos, seguros, documentación. Le dice a la oficina qué necesita el vehículo.
El registro del trabajo. Cargas, descargas, kilómetros, repostajes, qué documentos viajaban con la mercancía. Esto no lo sabe ninguna caja: solo lo sabe el conductor. Sin esta parte, un gestor de flotas tiene mapas, pero no cuentas que cuadren.
Cuando se hace mal
Seamos concretos, porque pasa a menudo.
Aparecen más partes. Foto del camión antes de salir, cuestionario al terminar, presión de los neumáticos cada semana y a apuntarla. Cada cosa tiene sentido. Juntas son veinte minutos al día que antes no existían.
Aparece un segundo registro. Una app para el libro de ruta, otra para el taller, otra para la tarjeta de gasoil. Cada una con su contraseña y sus propios números.
Aparece control sin contexto. El sistema muestra que gastas más que tu compañero. No muestra que tú subes puertos con el camión cargado y él va por autovía con el semirremolque medio vacío. Eso alguien tiene que preguntarlo, y no siempre se pregunta.
Si te venden un sistema de gestión de flotas como una ventaja para ti y se cumplen esas tres cosas, la ventaja no es tuya.
Cuando se hace bien
Un buen sistema se apoya en un principio: el conductor apunta cada cosa una vez, y nunca dos.
Cuando eso se cumple, cambia lo siguiente:
El taller tiene historial. Cuándo y con cuántos kilómetros entró el camión al taller queda escrito. Nadie discute cuándo se cambió el aceite por última vez.
Los repostajes no desaparecen. Litros, importe y moneda se apuntan en el surtidor. Aunque se pierda el ticket, no tienes que explicar cuánto echaste ese día.
El teléfono suena menos. El jefe de tráfico recibe el viaje cerrado en cuanto lo envías. La mayoría de las llamadas del tipo «¿cuántos kilómetros has hecho?» existen solo porque en la oficina no tienen los números.
Tienes tu propio historial. Cuánto repostaste en marzo, cuándo estuviste en qué descarga, cuándo pasó el camión por el taller. No tienes que acordarte.
Flotas grandes y flotillas pequeñas
La gestión de flotillas de una empresa con cinco furgonetas no se parece a la de una con doscientos tráileres. En una empresa pequeña, muchas veces no hay telemática ni programa de gestión: hay un jefe, una hoja de cálculo y los papeles que traen los conductores el viernes.
Ahí el registro del trabajo es todavía más importante, porque es el único dato que existe. Si el conductor apunta en el momento y el informe llega solo al jefe, la empresa pequeña tiene casi el mismo control que la grande, sin pagar cajas ni instalaciones.
Dónde acaba la supervisión y empieza la vigilancia
Pregunta honesta, respuesta honesta: depende de qué se registra y de quién lo ve.
La posición del vehículo durante la jornada es información de la empresa: el camión es suyo. La posición después de terminar, cuando duermes en un área de servicio, no lo es. Y el consumo medio del mes es algo muy distinto de un análisis minuto a minuto de tu forma de conducir con nota incluida.
Un sistema sensato registra el trabajo, no a la persona. Y un libro de ruta no necesita tu ubicación para nada.
Tres preguntas mientras aún se puede cambiar algo
- ¿Cuántas cosas voy a apuntar y cuántas veces? Si el mismo número se apunta dos veces, el sistema no está terminado.
- ¿Funciona sin cobertura? Si no, la mitad de los registros se seguirán haciendo por la noche de memoria.
- ¿Puedo ver mis propios datos? El conductor que ve su historial tiene argumentos. El que no lo ve, solo tiene su palabra.
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