Sähköinen ajopäiväkirja: automaattinen GPS vai itse kirjattu — kumpi sopii kuljettajalle?

Kun hakee sähköistä ajopäiväkirjaa, löytää nopeasti kaksi täysin erilaista asiaa, joita myydään samalla nimellä. Toinen on pieni GPS-laite tai puhelinsovellus, joka tallentaa jokaisen ajon itse. Toinen on sovellus, johon kuljettaja kirjaa, mitä tekee.

Molempia kutsutaan sähköiseksi ajopäiväkirjaksi. Kuljettajalle ne tarkoittavat kuitenkin aivan eri asioita — arjessa, työssä ja siinä, kuka tietää sinusta mitäkin.

Vaihtoehto 1: automaattinen ajopäiväkirja

Automaattinen ajopäiväkirja seuraa ajoneuvon tai puhelimen sijaintia ja laskee siitä reitit ja kilometrit. Suuri etu: kenenkään ei tarvitse näppäillä mitään. Ajo vain ilmestyy listaan.

Heikkous näkyy nopeasti. Laite tietää, että ajoit, mutta ei miksi. Se ei tunne lastausta, purkua, rahtikirjaa eikä polttoainekuittia. Se ei tiedä, oliko neljänkymmenen minuutin pysähdys tauko, laiturin odotus vai renkaanvaihto. Senkin joku joutuu täydentämään — yleensä sinä, yleensä illalla.

Lisäksi se tallentaa sijaintisi. Koko päivän, monissa laitteissa myös työajan ulkopuolella, ellei asetuksia ole muutettu. Se ei välttämättä ole paha asia, mutta se kannattaa tietää ennen kuin sanoo ”kyllä”.

GPS:n laskemat kilometrit ovat myös arvio. Ne poikkeavat matkamittarista, ja kuukaudessa ero voi olla huomattava.

Vaihtoehto 2: digitaalinen ajopäiväkirja, johon kirjaat itse

Tässä kirjaat itse — mutta et illalla, vaan sillä hetkellä, kun jotain tapahtuu. Lähtö, matkamittarin lukema. Tankkaus, litrat ja summa. Lastaus, purku ja mitkä paperit kulkivat tavaran mukana. Jokainen kirjaus vie sekunteja ja saa kellonajan automaattisesti.

Tällainen digitaalinen ajopäiväkirja ei tarvitse sijaintiasi. Se kirjaa työn, ei liikettä. Siinä on juuri se, mitä mikään laite ei voi tietää: mitä tapahtui missäkin paikassa. Ja kilometrit tulevat matkamittarista, samasta luvusta, jota yritys, korjaamo ja polttoainekirjanpito käyttävät.

Hinta on se, että se täytyy tehdä. Jos avaat sovelluksen vasta illalla, sinulla on vain paperilomake näytöllä, etkä voittanut mitään.

Mitä jokaisen sähköisen ajopäiväkirjan pitää osata

Toimia ilman verkkoa. Maanalainen pysäköinti, peltikattoinen halli, metsätie — ilman kenttää olet useita kertoja päivässä. Kirjausten täytyy jäädä puhelimeen ja lähteä itsestään, kun kenttä palaa.

Olla nopea. Isot painikkeet, vähän vaiheita, luettava keskipäivän auringossa. Jos yksi kirjaus kestää minuutin, siirrät sen myöhemmäksi. Ja myöhemmäksi siirretty kirjoitetaan muistista.

Pysyä muuttumattomana. Ajopäiväkirja, jossa kuka tahansa voi muuttaa lukua kolme kuukautta myöhemmin, todistaa vähän. Lähetetyn kirjauksen pitää pysyä sellaisena kuin se on.

Viedä tiedot eteenpäin itse. Jos toimistossa joku kuitenkin kirjoittaa kaiken uudelleen, olet vain vaihtanut paperin näyttöön.

Mikä muuttuu arjessasi

Hyvän sähköisen ajopäiväkirjan kanssa työ siirtyy, mutta pienenee. Puolen tunnin iltakirjoittamisen sijaan on muutama kahdenkymmenen sekunnin hetki päivän aikana — hetkinä, jolloin seisot joka tapauksessa.

Ja on yksi etu, josta puhutaan harvoin: riitatilanne. Asiakas väittää, että tulit puoli kolmelta. Sinä tiedät seisseesi portilla kahdeltatoista. Jos kirjasit purun siellä, kirjauksessa on se kellonaika.

Sama päivä kahdella tavalla

Automaattinen ajopäiväkirja näyttää illalla esimerkiksi tältä: viisi ajoa, neljä pysähdystä, 386 kilometriä GPS:n mukaan. Ei sanaakaan siitä, mitä pysähdyksissä tapahtui.

Itse kirjattu näyttää tältä: lähtö varastolta 312 480 km, purku Lahdessa, tankkaus 190 litraa, lastaus Tampereella ja 40 minuutin odotus laiturilla, paluu 312 868 km — yhteensä 388 km matkamittarin mukaan. Jokaisella rivillä on kellonaika, joka tallentui itse.

Ensimmäisestä näkee, missä auto oli. Toisesta näkee, mitä tehtiin.

Kumpi sopii sinulle?

Esimiehelle, joka haluaa ennen kaikkea tietää, missä autot ovat, automaattinen laite on kätevä. Kuljettajalle, joka haluaa kirjata työnsä huolellisesti ilman iltavuoroa, itse kirjattava ajopäiväkirja on yleensä parempi valinta — koska se tallentaa juuri sen, millä on merkitystä riidassa, eikä seuraa ketään.

Lataa RUNAGA Lite

RUNAGA Lite on sähköinen ajopäiväkirja, johon kirjaat itse, ja se on tehty ohjaamon näkökulmasta. Se toimii ilman verkkoa ja lähettää itse, kun kenttä palaa. Kirjaus vie sekunteja, kellonaika tallentuu automaattisesti ja lähetetyt kirjaukset pysyvät muuttumattomina. Kun lopetat ajon, valmis raportti lähtee esimiehellesi sähköpostilla PDF-tiedostona — kielellä, jonka valitset hänelle. RUNAGA ei kerää sijaintiasi.

• iPhone: App Store
• Android: Google Play