RUNAGA

Putni nalog obrazac: koje polje se najčešće pogriješi i kako ga ispuniti da se ne vrati

Prazan ispisani obrazac i kemijska olovka na armaturi kamiona u jutarnjem svjetlu

Obrazac putnog naloga obično tražiš u jednoj od dvije situacije. Ili si tek počeo voziti za novu firmu i rekli su ti „ispuni putni nalog“ bez objašnjenja. Ili su ti obrasci ponestali u petak popodne, negdje između Karlovca i Rijeke, a u ponedjeljak treba predati dokumentaciju.

U oba slučaja pravo pitanje nije gdje naći papir. Pravo pitanje je što točno upisati da se nalog ne vrati.

Polja, redom, bez knjigovodstvenog jezika

Poslodavac i zaposlenik. Naziv i OIB firme, tvoje ime i radno mjesto. Najlakše polje — i baš zato se ponekad zaboravi.

Odredište i relacija. Odakle i kamo. Ako voziš više istovara, relacija treba pokazati stvarni put, ne samo prvi i zadnji grad.

Datum i vrijeme polaska i povratka. Ovo polje odlučuje o dnevnicama, jer se one računaju prema trajanju puta. Vrijeme napisano „otprilike“ je najčešći razlog za prepravke.

Svrha putovanja. Mora biti konkretna. „Službeni put“ nije svrha. „Prijevoz robe Zagreb — Split, utovar Sesvete, istovar Split i Kaštela“ jest.

Prijevozno sredstvo. Službeno vozilo s registracijom, ili privatni automobil ako se koristi.

Odobrenje. Potpis osobe koja je put odobrila — prije puta, ne nakon.

Izvješće s puta i obračun. Što je napravljeno, koliko je trajalo, koji su troškovi nastali, s priloženim računima.

Primjer relacije koja se ne vraća

Umjesto „Zagreb — Split“ u nalogu ili izvješću s puta stoji:

  • 5:40 — Sesvete, skladište — utovar, 312 480 km.
  • 10:15 — Split, Stobreč — istovar, otpremnica predana, 312 891 km.
  • 11:30 — Kaštela — istovar, čekanje na rampi 40 minuta, 312 912 km.
  • 12:05 — Kaštela, benzinska — 220 litara, iznos s računa.

Iz toga se vidi sve: kamo si išao, zašto, koliko je trajalo i gdje su nastali troškovi. Nitko nema što pitati.

Tri pravila koja rješavaju većinu vraćanja

Piši u trenutku, ne navečer. Najčešći razlog vraćanja nije neznanje nego pamćenje. Vremena i kilometri zapisani osam sati kasnije su zaokruženi, a zaokruženi brojevi se ne slažu s računima.

Ne ostavljaj prazna polja. Prazno polje izgleda kao propust i netko će pitati za njega. Ako se nešto nije dogodilo, upiše se crtica.

Računi su dio naloga. Nalog bez računa za gorivo, cestarinu ili parking je pola dokumenta. Račun se sprema odmah, ne u džep jakne.

Zašto obrazac uvijek ponestane u petak

Hrpa obrazaca u pretincu izgleda dovoljno u ponedjeljak i prazna je u petak popodne, kad nemaš gdje ispisati novi. Tada počinje improvizacija — list iz bilježnice, bilješka u mobitelu, obećanje „srediti ću u firmi“. Baš ti listovi kasnije nedostaju.

Druga slabost papira je što putuje. Nalog stoji kod tebe do kraja mjeseca, pa ide u ured. Do tada nitko nije vidio što piše u njemu. Greška iz prvog dana otkrije se trideset dana kasnije.

Treća je što papir ne podnosi kabinu. Mokar list, razmazana kemijska, list koji je ostao na armaturi na suncu — i svaki put isti ishod: prepisivanje po sjećanju.

Uputa koja radi u stvarnom danu

  1. Na polasku — kilometraža s ploče, datum, vrijeme.
  2. Na svakoj točki — što se dogodilo i u koje vrijeme, dok si tamo.
  3. Na svakoj pumpi — litre, iznos, račun spremljen odmah.
  4. Kod promjene poluprikolice — nova bilješka, ne podsjetnik na margini.
  5. Na povratku — završna kilometraža, vrijeme i provjera da ukupno odgovara.

Primijeti da u tom popisu nema ničega što se radi navečer. Nalog popunjen tijekom dana traje ukupno dvije do tri minute, u porcijama od po dvadeset sekundi.

Kada papirnati obrazac više nije potreban

U trenutku kad upisuješ usput, papir gubi smisao. Mobitel ti je ionako u ruci — na pumpi, na rampi, dok čekaš istovar. Ako se zapis događa tamo, nema potrebe za drugim nosačem koji se kasnije prepisuje.

Ako firma ipak traži papirnati obrazac, vrijedi jedno pravilo: obrazac se popunjava iz zapisa, a ne iz glave. Ako si tijekom dana upisivao usput, navečer samo prepišeš gotove brojeve. To traje dvije minute i nema šanse za grešku.

Preuzmi RUNAGA Lite

RUNAGA Lite ne zamjenjuje službeni obrazac putnog naloga i ne obračunava dnevnice — to radi tvoja firma. Ali ti daje sve podatke za njega, zapisane u trenutku: mjesta, kilometražu, utovare, istovare, gorivo s litrama, iznosom i valutom, a svaki zapis sam sprema vrijeme. Radi bez signala, a kad završiš turu, gotov izvještaj ide šefu e-poštom kao PDF.