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Gestione flotta aziendale nell'autotrasporto: cosa deve fare un gestionale — e cosa deve fare l'autista

Scrivania dell'ufficio di un'impresa di trasporti con un portatile e la finestra sul piazzale dei camion

Ogni titolare di un'impresa di autotrasporto, prima o poi, si chiede se non sia ora di passare a un gestionale. I fogli Excel non bastano più, i documenti dei viaggi arrivano a fine mese, i consumi si calcolano a mano e nessuno sa con certezza quale camion stia costando più del dovuto.

Il mercato offre di tutto: gestionali per ordini e fatturazione, piattaforme telematiche, software per la manutenzione. Ma prima di scegliere vale una domanda che si fa di rado: da dove arrivano i dati?

Un gestionale è bravo quanto i suoi dati

Qualsiasi gestionale trasporti — dal più semplice al più costoso — lavora con i numeri che riceve. I chilometri, i litri, le date di carico e scarico, i documenti consegnati. Se quei numeri arrivano in ritardo, arrotondati o ricopiati a mano da un foglio stropicciato, il gestionale produrrà report precisi su dati imprecisi.

E nella stragrande maggioranza dei casi, quei numeri li inserisce una persona sola: l'autista.

Cosa serve davvero a una piccola e media impresa

Per la gestione della flotta aziendale di un'impresa con dieci, venti o cinquanta camion, le funzioni che fanno la differenza sono poche:

  • Il viaggio completo dall'autista, subito. Non a fine mese, ma appena il viaggio è chiuso.
  • I consumi calcolati da soli. Dai rifornimenti e dai chilometri, senza che nessuno ricopi niente.
  • Il confronto tra mezzi simili. Un camion che consuma più degli altri della stessa categoria — o più del suo solito — è un segnale da vedere prima che arrivi la fattura.
  • L'archivio. Cercare un viaggio di tre mesi fa in pochi secondi, non in un raccoglitore.
  • Il controllo delle correzioni. Se qualcuno corregge un dato già inviato, deve restare traccia di chi, quando e perché.

Tutto il resto — pianificazione avanzata, integrazioni con la contabilità, telematica — è utile, ma viene dopo.

Il punto debole: la parte dell'autista

Molti gestionali autotrasporti sono progettati dall'ufficio verso l'ufficio. La parte per l'autista è un'aggiunta: un modulo sul telefono con gli stessi campi del gestionale, pensato per chi sta seduto a una scrivania.

Il risultato si vede presto: l'autista compila la sera, a memoria, oppure non compila affatto e manda le foto dei fogli di carta. E i dati tornano a essere quelli di prima, solo in formato digitale.

La parte dell'autista deve avere requisiti diversi:

  1. Funzionare senza rete — magazzini, gallerie, piazzali interrati.
  2. Chiedere solo quello che l'autista sa — luogo, chilometri, litri, importo, tipo di operazione.
  3. Salvare da sola l'ora di ogni registrazione.
  4. Non permettere modifiche silenziose dopo l'invio.
  5. Parlare la lingua dell'autista, che spesso non è quella dell'ufficio.

Cosa ci guadagna l'autista

Un buon gestionale non è solo uno strumento del titolare. Per l'autista significa meno telefonate, nessuna ricostruzione serale e soprattutto una traccia che lo protegge: se un cliente contesta l'orario di arrivo, se un consumo sembra anomalo, se manca un documento, c'è una registrazione fatta sul momento.

E c'è un effetto meno evidente: quando più autisti guidano lo stesso camion, si vede chi ha ottenuto il consumo migliore su quel mezzo. Anni di guida attenta, finalmente, diventano visibili.

Tre domande prima di scegliere

  1. Chi inserisce i dati, e quando? Se la risposta è «l'autista, la sera», il problema non è risolto.
  2. Quanto costa per ogni autista o mezzo in più? Molti prezzi crescono con la flotta.
  3. Cosa succede se un dato è sbagliato? Deve essere correggibile, ma con una traccia visibile.

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