Gestione flotte vista dalla cabina: cosa ti toglie e cosa ti dà

Quasi tutto ciò che si scrive sulla gestione flotte è scritto per il titolare. Controllo dei costi, pianificazione della manutenzione, consumi ai cento, utilizzo dei mezzi. Tutto vero — e a chi sta al volante non dice assolutamente niente.

Eppure i dati del sistema li mette l'autista. La domanda vera è semplice: quando la tua azienda introduce la gestione della flotta, cosa cambia nella tua giornata?

Tre cose diverse con lo stesso nome

Sotto «gestione flotta» si vendono prodotti molto diversi.

La telematica. Una scatola sul mezzo trasmette posizione, velocità, soste, a volte consumi o temperatura del frigo. Dice all'ufficio dove si trova il camion e come si muove.

Manutenzione e scadenze. Tagliandi, revisioni, pneumatici, assicurazioni, documenti. Dice all'ufficio di cosa ha bisogno il mezzo.

La registrazione del lavoro. Carichi, scarichi, chilometri, rifornimenti, documenti che viaggiavano con la merce. Questo nessuna scatola lo sa: lo sa solo l'autista. Senza questa parte, la gestione flotte ha le mappe, ma non conti che tornano.

Quando è fatta male

Siamo concreti, perché succede spesso.

Arrivano più rapporti. Foto del mezzo prima della partenza, questionario a fine viaggio, pressione delle gomme da controllare e registrare ogni settimana. Ogni richiesta ha senso da sola. Insieme sono venti minuti al giorno che prima non c'erano.

Arriva un secondo registro. Un'app per i viaggi, un'altra per l'officina, una terza per la carta carburante. Ognuna con la sua password e i suoi numeri.

Arriva il controllo senza contesto. Il sistema mostra che consumi più del collega. Non mostra che tu sali in montagna a pieno carico mentre lui fa autostrada con il semirimorchio mezzo vuoto. Qualcuno deve fare quella domanda — e non sempre la fa.

Quando è fatta bene

Un buon sistema si regge su un principio: l'autista inserisce ogni cosa una volta sola — mai due.

Quando è così, cambia questo:

L'officina ha uno storico. Quando e con quanti chilometri il mezzo è entrato in officina è scritto. Nessuno discute su quando è stato cambiato l'olio l'ultima volta.

I rifornimenti non spariscono. Litri, importo e valuta sono inseriti alla pompa. Anche se lo scontrino si perde, non devi spiegare quanto avevi messo quel giorno.

Il telefono squilla meno. Il responsabile del traffico riceve il viaggio chiuso appena lo invii. La maggior parte delle chiamate del tipo «quanti chilometri hai fatto?» esiste solo perché in ufficio non hanno i numeri.

Hai il tuo storico. Quanto hai rifornito a marzo, quando eri a quale scarico, quando il mezzo è passato in officina. Non devi ricordartelo.

Gestione parco auto e flotte di camion

La gestione parco auto di un'azienda con agenti e tecnici non assomiglia a quella di un'impresa di autotrasporto. Per le auto aziendali contano spesso l'uso privato, le spese e la fiscalità. Per i camion contano il gasolio, la manutenzione e la prova delle consegne. Uno strumento pensato per l'una non è per forza adatto all'altra: controlla che parli di carichi e scarichi, non solo di tragitti.

Dove finisce la supervisione e comincia la sorveglianza

Domanda onesta, risposta onesta: dipende da cosa si registra e da chi lo vede.

La posizione del mezzo durante il lavoro è un'informazione aziendale. La posizione dopo il turno, quando dormi in un'area di servizio, non lo è. E il consumo medio del mese è tutt'altra cosa rispetto a un'analisi minuto per minuto del tuo stile di guida con tanto di voto.

Un sistema ragionevole registra il lavoro, non la persona — e un registro dei viaggi non ha alcun bisogno della tua posizione.

Tre domande finché si può ancora cambiare qualcosa

1. Quante cose dovrò inserire, e quante volte? Se lo stesso numero si inserisce due volte, il sistema non è finito.
2. Funziona senza rete? Se no, metà delle registrazioni si faranno ancora la sera, a memoria.
3. Posso vedere i miei dati? L'autista che vede il suo storico ha argomenti. Quello che non lo vede ha solo la sua parola.

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RUNAGA Lite è il registro dei viaggi per l'autista la cui azienda non ha un sistema proprio: nessuna scatola in cabina, nessuna localizzazione. Inserisci carichi, scarichi, rifornimenti e chilometri durante la giornata, da fermo, in pochi secondi, e alla fine del viaggio il resoconto arriva al tuo capo via e-mail in PDF. Se la tua azienda ha bisogno della soluzione completa, con responsabili del traffico e consumi calcolati automaticamente, RUNAGA esiste anche per le imprese su runaga.com.

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