Körjournal: vad den ska innehålla och varför du inte fyller i den på kvällen
Klockan är sex på kvällen, du står på uppställningsplatsen utanför lagret och transportledaren ringer: ”Hur många kilometer var det i morse mellan Borås och Jönköping?” Du minns inte exakt. Du minns att du tankade, att du väntade nästan en timme hos kunden och att det var en omledning någonstans. Men siffrorna är borta.
Det är därför körjournalen finns. Inte för kontoret och inte för Skatteverket, utan för att du inte ska behöva rekonstruera dagen när den är slut.
Vad är en körjournal?
En körjournal är en förteckning över varje resa med ett fordon: varifrån, vart, när och med vilken mätarställning. För en förmånsbil handlar den oftast om skatt och privat körning. För en yrkesförare är den något mer vardagligt: den är beviset på din arbetsdag.
Körjournal för förmånsbil och tjänstebil
Kör du en bil som arbetsgivaren äger är körjournalen också ett skatteunderlag. Om privatkörningen med en tjänstebil stannar vid högst tio tillfällen och högst 100 mil per år räknas den inte som förmånsbil — men det måste gå att visa. Det är körjournalen som visar det. Skatteverket godkänner eller certifierar inga enskilda system; det som räknas är innehållet.
För en lastbil är körjournalen främst ett arbetsdokument: för företaget, för kunden och för dig. Hur reglerna slår i just din situation vet redovisningskonsulten eller Skatteverket.
Vad varje rad ska innehålla
En körjournal som är till nytta svarar på samma frågor på varje rad:
- Datum och klockslag för avfärd och ankomst.
- Fordon — registreringsnummer, på ekipage även släpet.
- Varifrån och vart — ort eller adress.
- Mätarställning vid start och slut.
- Vad som hände — lastning, lossning, omlastning, tull, verkstad, tankning.
- Bränsle — liter, belopp och valuta.
- Anteckning — omledning, lång väntan, byte av släp.
Fler kolumner gör inte körjournalen bättre, bara långsammare. Färre kolumner betyder att någon ringer senare.
En ifylld exempeldag
- 06:00 — Göteborg, lager — 318 400 km — avfärd.
- 07:10 — Borås — 318 465 km — lossning, fraktsedel överlämnad.
- 07:50 — Borås, bensinstation — 318 468 km — 210 liter, belopp från kvittot.
- 09:30 — Jönköping — 318 594 km — lastning, 40 minuters väntan vid rampen.
- 11:40 — Göteborg, lager — 318 745 km — resan avslutad, totalt 345 km.
Fem rader. Summan stämmer: 318 745 minus 318 400 är 345. Och den stämmer därför att varje rad skrevs när det hände, inte åtta timmar senare.
Varför kvällen inte fungerar
De flesta fel i en körjournal beror inte på okunskap. De beror på minnet. En siffra du skriver på kvällen är en uppskattning, och uppskattningar avrundas. Avrundade kilometer stämmer inte med kvittot från pumpen, inte med fakturan till kunden och inte med mätarställningen i morgon bitti.
Dessutom reser papperskörjournalen. Den ligger i hytten till slutet av veckan eller månaden, och fram till dess har ingen sett den. Saknas en rad märker någon det flera veckor senare, när du inte längre minns vad som hände den tisdagen.
Tre vanor som stoppar de flesta diskussioner
Skriv när du står still. Mätarställningen vid avfärd. Liter och belopp vid pumpen. Lossningen medan du väntar vid rampen. Varje sak tar tjugo sekunder, och på kvällen finns inget kvar att göra.
En händelse, en rad. Tre lossningar i samma stad är tre rader, inte en.
Kontrollera summan varje dag. Körda kilometer ska vara exakt slutställning minus startställning. Stämmer det inte saknas en rad — och i dag minns du fortfarande vilken.
Ladda ner RUNAGA Lite
RUNAGA Lite är en körjournal i telefonen, gjord för förare. Lastning, lossning, omlastning, tull, verkstad och tankning med liter, belopp och valuta — varje registrering med plats och mätarställning, och tiden sparas automatiskt. Appen varnar om mätarställningen är lägre än förra, fungerar utan täckning och skickar rapporten som PDF via e-post till chefen när resan är avslutad. Den skiljer inte på privat- och tjänstekörning och är därför ingen skattekörjournal för förmånsbil. Din position spåras inte.
- iPhone: App Store
- Android: Google Play