Ilmainen ajopäiväkirja: Excel-pohja toimii — jos käytät sitä oikein

Haet ilmaista ajopäiväkirjaa, koska tarvitset sen tänään. Ehkä aloitit juuri uudessa kuljetusyrityksessä ja sinulle sanottiin ”pidä ajopäiväkirjaa” kertomatta miten. Ehkä ohjaamon lomakenippu loppui perjantai-iltapäivänä ja maanantaina paperit pitäisi palauttaa.

Hyvä uutinen: ajopäiväkirjan ei tarvitse maksaa mitään. Paperi tai taulukko voi olla täysin riittävä. Huono uutinen: ongelma on harvoin pohja. Ongelma on tapa, jolla se täytetään.

Sarakkeet, jotka ilmaisessa ajopäiväkirjassa pitää olla

Tulostitpa pohjan tai teet oman ajopäiväkirja-Excelin, jokaisen rivin pitää vastata samoihin kysymyksiin:

• Päivämäärä ja kellonaika
• Ajoneuvo — rekisteritunnus, yhdistelmässä myös perävaunu.
• Mistä — paikka tai osoite.
• Minne — paikka tai osoite.
• Matkamittarin lukema alussa ja lopussa.
• Ajetut kilometrit — loppu miinus alku.
• Mitä tapahtui — lastaus, purku, tankkaus, huolto, tauko.
• Tankkaus — litrat ja summa, jos tankkasit.
• Huomautus — kiertotie, odotus, perävaunun vaihto.

Siinä kaikki. Useammat sarakkeet eivät tee ajopäiväkirjasta parempaa, vain hitaamman.

Näin täytät sen, ettei se palaa takaisin

Yksi tapahtuma, yksi rivi. Kolme purkua samassa kaupungissa ovat kolme riviä, eivät yksi.

Lukema mittaristosta, ei päästä. Siitä luvusta koko päiväkirja lasketaan. Jos se on väärin alussa, kaikki sen jälkeen on väärin.

Ei tyhjiä kenttiä. Tyhjä kenttä näyttää unohdukselta. Jos mitään ei tapahtunut, kirjoita viiva.

Tarkista summa joka ilta. Ajettujen kilometrien pitää olla tarkalleen loppu miinus alku. Jos ei täsmää, rivi puuttuu — ja tänään muistat vielä minkä.

Esimerkki yhdestä päivästä

• 06.10 — Vantaa, varasto — 312 480 km — lähtö.
• 08.00 — Lahti — 312 568 km — purku, lähetyslista luovutettu.
• 09.30 — Lahti, asema — 312 572 km — 190 litraa, summa kuitista.
• 11.40 — Tampere — 312 699 km — lastaus, odotus 40 min.
• 13.50 — Vantaa, varasto — 312 868 km — ajon loppu, yhteensä 388 km.

Viisi riviä, jokainen kirjoitettu paikan päällä. Se on koko salaisuus — eikä se maksa senttiäkään.

Milloin ilmainen tulee kalliiksi

Ilmaisella pohjalla ei ole hintaa euroissa. Mutta sillä on hinta ajassa, ja sen maksat illalla.

Paperin pitää olla mukana. Nippu loppuu, kun et pääse tulostamaan. Märkä arkki, leviänyt kynänjälki, kojelaudalla auringossa ollut lomake — sitä sattuu koko ajan, ja lopputulos on aina sama: kopioit muistista.

Excel puhelimessa ei ratkaise ongelmaa. Pieniin soluihin on hankala näppäillä työhanskoilla, se ei aina tallenna ilman kenttää, ja kuka tahansa voi jälkikäteen muuttaa sitä huomaamatta.

Excel vai paperi?

Excel-pohja näyttää nykyaikaiselta, mutta siinä on ongelma, joka jää usein huomaamatta: kuka tahansa voi muuttaa mitä tahansa lukua myöhemmin, eikä muutosta näe. Verottomien korvausten ajopäiväkirjassa se heikentää koko kirjan uskottavuutta. Kuljetusyrityksen ajopäiväkirjassa se ei ole muotovirhe, mutta se heikentää jokaista lukua heti, kun syntyy riitaa.

Paperi on rehellisempi, mutta sillä on omat heikkoutensa. Kumpaakin kannattaa käyttää samalla säännöllä: kirjaus tehdään paikan päällä, ei illalla.

Ajopäiväkirja ja kalustonhallinta

Pienessä yrityksessä ajopäiväkirja on usein koko kalustonhallinta: siitä nähdään, paljonko autot ajavat, paljonko ne kuluttavat ja milloin ne kävivät huollossa. Siksi sen tarkkuudella on merkitystä myös silloin, kun kukaan ei puhu verotuksesta. Väärä lukema siirtää huoltoa, ja puuttuva tankkaus vääristää kulutuksen.

Lataa RUNAGA Lite

RUNAGA Lite ei ole ilmainen — siitä maksetaan pieni kuukausi- tai vuositilaus, ja vuositilauksessa ensimmäiset 7 päivää ovat ilmaisia kokeilua varten. Vastineeksi se on tehty kuljettajille: lastaus, purku, uudelleenlastaus, tulli, huolto ja tankkaus litroineen, summineen ja valuuttoineen, ja kellonaika tallentuu itse. Se varoittaa, jos lukema on pienempi kuin edellinen, toimii ilman kenttää, ja kun lopetat ajon, valmis raportti lähtee esimiehellesi sähköpostilla PDF-tiedostona.

• iPhone: App Store
• Android: Google Play