RUNAGA

Menetlevél minta és kitöltés: melyik rovatot rontják el a leggyakrabban

Üres nyomtatott menetlevél-nyomtatvány és golyóstoll a műszerfalon reggeli fényben

Menetlevél mintát általában két helyzetben keresel. Vagy most kezdtél egy új fuvarozónál, és azt mondták, „vezess menetlevelet”, magyarázat nélkül. Vagy péntek délután elfogyott a nyomtatvány a fülkében, hétfőn pedig le kell adni a papírokat.

Mindkét esetben az igazi kérdés nem az, honnan szerezz papírt. Hanem az, hogy pontosan mit írj bele, hogy ne kapd vissza.

A rovatok sorban, könyvelői nyelv nélkül

Rendszám és pótkocsi. Ha napközben pótkocsit cserélsz, ez az első hely, ahol összekuszálódik. Minden pótkocsi a saját szakaszához tartozik, nem csak az utolsót írod be.

A sofőr neve. Ha ketten vagytok, azt kell beírni, ki melyik szakaszt vezette, nem csak azt, kinek a neve áll a lapon.

Induló kilométeróra-állás. A műszerfalról, indulás pillanatában. Ez az a rovat, ami az egész menetlevelet elrontja, ha hibás, mert minden más ebből számolódik.

Szakaszok. Minden mozgás pontból pontba külön sor: honnan, hová, mikor, hány kilométer. Csábító három lerakodást egy városban egy sorba írni. Ne tedd — az első kilométer-ellenőrzésnél kiderül.

Tankolás. Hely, liter, összeg, blokkszám. A blokknak egy hét múlva is meg kell lennie.

Záró kilométeróra-állás és összesen. Az összesennek pontosan a záró és az induló állás különbségének kell lennie. Ha nem az, hiányzik egy szakasz.

Egy kitöltött minta nap

  • 06:10 — Budapest, raktár — 312 480 km — indulás.
  • 07:40 — Tatabánya — 312 541 km — lerakodás, szállítólevél átadva.
  • 09:05 — Győr, benzinkút — 312 604 km — 210 liter, összeg a blokkról.
  • 10:20 — Győr — 312 611 km — felrakodás, 40 perc várakozás a rámpánál.
  • 12:30 — Budapest, raktár — 312 734 km — út vége, összesen 254 km.

Öt sor, mindegyik a helyszínen írva. Az összesen stimmel, mert senkinek nem kellett emlékeznie semmire.

Három szabály, ami a legtöbb visszaküldést megoldja

Akkor írd, amikor történik, ne este. A visszaküldés leggyakoribb oka nem a tudatlanság, hanem az emlékezet. Nyolc órával később leírt számok kerekítettek, a kerekített számok pedig nem egyeznek a számlával.

Ne hagyj üres rovatot. Az üres rovat mulasztásnak látszik, és valaki rá fog kérdezni. Ha valami nem történt, húzz vonalat.

A bizonylat a menetlevél része. Tankolási bizonylat nélkül a menetlevél félig kész. A blokkot azonnal tedd el, mindig ugyanabba a borítékba.

Miért fogy el mindig pénteken a nyomtatvány

A kesztyűtartóban lévő köteg hétfőn elégnek tűnik, pénteken délután üres, amikor nincs hol nyomtatni. Ilyenkor kezdődik az improvizáció — egy lap a füzetből, jegyzet a telefonban, ígéret, hogy „majd az irodában rendbe teszem”. Pont ezek a lapok hiányoznak később.

A papír másik gyengéje, hogy utazik. A menetlevél a hónap végéig nálad van, aztán kerül az irodába. Addig senki nem látta, mi áll benne.

Excel vagy papír?

Az Excel-sablon modernnek tűnik, de van egy gyakran észre sem vett hibája: bárki később megváltoztathat bármelyik számot, és ez nem látszik. Vitás helyzetben ez minden számot gyengít. A telefonon futó táblázat sem oldja meg a gondot: kesztyűben nehéz kis cellákba írni, térerő nélkül nem mindig ment, és a hónap végéig nálad marad.

A papír őszintébb, de megvannak a maga gyengéi. Bármelyiket használod, a szabály ugyanaz: a helyszínen írsz, nem este.

Mikor nincs már szükség a nyomtatványra

Abban a pillanatban, hogy menet közben rögzítesz, a papír értelmét veszti. A telefon amúgy is a kezedben van — a kútnál, a rámpánál, várakozás közben. Ha ott történik a rögzítés, nincs szükség egy második hordozóra, amit később át kell másolni.

Ha a cég mégis papírt kér, egy szabály érvényes: a nyomtatványt a bejegyzésekből töltsd ki, ne fejből. Ez két perc, és nincs esély a hibára.

Töltsd le a RUNAGA Lite-ot

A RUNAGA Lite nem helyettesíti a cégnél előírt hivatalos nyomtatványt, de minden adatot megad hozzá, a pillanatban rögzítve: helyeket, kilométeróra-állást, felrakodást, lerakodást, tankolást literrel, összeggel és pénznemmel — az időpont pedig magától mentődik. Térerő nélkül is működik, és amikor lezárod az utat, a kész jelentés PDF-ben e-mailben megy a főnöködnek.