RUNAGA

Kilometerregistratie: de vier fouten die elke chauffeur een keer maakt

Close-up van een verlicht vrachtwagendashboard met kilometerteller in de schemering, onscherpe snelweg op de achtergrond

Een kilometerstand is een saai getal. Zes cijfers op het dashboard, je leest ze af, je schrijft ze op. En toch is het het getal waar de meeste telefoontjes van kantoor over gaan. Niet omdat chauffeurs slordig zijn, maar omdat één verkeerde stand alles erna meesleept.

Goede kilometerregistratie gaat dus niet over meer opschrijven. Het gaat over dezelfde vier fouten niet maken.

Waarom één getal de hele week scheeftrekt

Alles in je registratie wordt berekend uit de kilometerstand: de afstand per rit, het totaal per dag, het verbruik per honderd kilometer, soms zelfs wat de klant betaalt. Klopt de beginstand niet, dan klopt geen enkel getal daarna.

Het venijnige is dat je het vaak niet meteen ziet. Een tikfout van 90 kilometer valt pas op als iemand aan het eind van de maand het verbruik uitrekent en een vrachtwagen vindt die ineens 22 liter per honderd kilometer rijdt. Dan begint het zoeken.

Fout 1: cijfers omdraaien

512 340 wordt 512 430. Twee cijfers verwisseld, 90 kilometer erbij die nooit gereden zijn. Het gebeurt vooral als je moe bent, haast hebt of het getal eerst onthoudt en pas later opschrijft.

Oplossing: schrijf de stand op terwijl je naar het dashboard kijkt, niet nadat je bent uitgestapt.

Fout 2: de stand van gisteren overnemen

Je start 's ochtends, je weet ongeveer wat de eindstand gisteren was, en je schrijft die op als beginstand. Maar gisteravond heeft een collega de wagen nog even naar de wasstraat gereden. Nu mist er een stuk.

Oplossing: de beginstand lees je altijd af, ook als je denkt dat je hem weet.

Fout 3: een lagere stand dan de vorige

Een kilometerteller loopt maar één kant op. Staat er in je km registratie een stand die lager is dan de vorige regel, dan is een van de twee fout. Op papier ziet niemand dat tot het te laat is.

Oplossing: vergelijk bij elke nieuwe regel even met de vorige. Een digitale registratie kan dat voor je doen en waarschuwen voordat je opslaat.

Fout 4: alles in één regel

Drie losadressen in dezelfde stad, één regel met de kilometers van het eerste tot het laatste. Het totaal klopt misschien, maar niemand kan meer nagaan welke klant hoeveel kilometers heeft gekost.

Oplossing: één gebeurtenis, één regel, elk met een eigen stand.

Een voorbeeldweek

  • Maandag — begin 512 340, eind 512 698 — 358 km.
  • Dinsdag — begin 512 698, eind 513 102 — 404 km.
  • Woensdag — begin 513 102, eind 513 377 — 275 km.
  • Donderdag — begin 513 377, eind 513 811 — 434 km.
  • Vrijdag — begin 513 811, eind 514 050 — 239 km.

Totaal: 514 050 min 512 340 is 1 710 km, en 358 + 404 + 275 + 434 + 239 is ook 1 710. Elke beginstand is precies de eindstand van de dag ervoor. Zo ziet een kilometerregistratie eruit die niemand hoeft na te bellen.

Wat als het totaal niet klopt?

Dan ontbreekt er een regel of staat er ergens een tikfout. Zoek het vandaag, niet volgende week. Begin bij de dag waarop de beginstand niet gelijk is aan de eindstand van de dag ervoor; daar zit het bijna altijd.

Pas nooit stilletjes een getal aan zodat het uitkomt. Een correctie met een korte uitleg — „stand verkeerd overgenomen, juist is 513 102” — is sterker dan een getal dat netjes lijkt maar niet te verklaren is.

Als de wagen van chauffeur wisselt

De lastigste kilometers zijn die tussen twee chauffeurs. Jij levert de wagen vrijdag in, een collega rijdt hem maandag. Schrijf bij het inleveren de eindstand op en laat de volgende bij het overnemen de beginstand aflezen. Zijn die twee getallen niet gelijk, dan heeft iemand tussendoor gereden — en dat is dan meteen duidelijk, niet pas aan het eind van de maand.

Download RUNAGA Lite

RUNAGA Lite legt bij elke registratie plaats en kilometerstand vast en slaat de tijd automatisch op. Tik je een stand in die lager is dan de vorige, dan waarschuwt de app meteen. Laden, lossen, tanken met liters, bedrag en valuta, werkplaats en douane staan erin, zonder bereik werkt het ook, en na afloop van de rit gaat het rapport als PDF per e-mail naar je baas. RUNAGA Lite is niet gratis: een klein abonnement per maand of per jaar, met bij een jaarabonnement de eerste 7 dagen gratis.