RUNAGA

Rittenregistratie voor chauffeurs: wat erin moet en waarom je het niet 's avonds doet

Vrachtwagen bij een laadperron in de vroege ochtend, natte klinkers en warm licht uit de loods

Het is kwart over zes 's avonds, je staat op de parkeerplaats bij het depot en de planner belt: „Hoeveel kilometer had je vanochtend tussen Tilburg en Breda?” Je weet het niet meer precies. Je weet wel dat je getankt hebt, dat je bij de klant bijna een uur hebt gewacht en dat er ergens een omleiding was. Maar de getallen zijn weg.

Precies daarom bestaat rittenregistratie. Niet voor het kantoor, niet voor de fiscus, maar om te voorkomen dat jij aan het eind van de dag moet gaan reconstrueren wat er gebeurd is.

Wat is rittenregistratie eigenlijk?

Een rittenregistratie is een overzicht van elke rit die met een voertuig is gereden: waar je vandaan kwam, waar je naartoe ging, wanneer en met welke kilometerstand. Voor een leaseauto of zakenauto gaat het vaak om de vraag of iemand privé heeft gereden. Voor een beroepschauffeur is het iets anders: het is het bewijs van je werkdag.

Of je het nu ritten registratie, rittenadministratie of gewoon „het ritboekje” noemt, de kern is hetzelfde. Elke beweging van punt A naar punt B krijgt een regel, met cijfers die je van het dashboard afleest en niet uit je geheugen haalt.

Wat hoort er per rit in?

Een bruikbare ritten administratie beantwoordt per regel dezelfde vragen:

  • Datum en tijd van vertrek en aankomst.
  • Voertuig — kenteken, en bij een combinatie ook de oplegger.
  • Vertrekadres en bestemming.
  • Kilometerstand bij vertrek en bij aankomst.
  • Wat er gebeurde — laden, lossen, overslag, douane, werkplaats, tanken.
  • Tanken — liters, bedrag en valuta.
  • Opmerking bij iets bijzonders: een omleiding, lang wachten, wissel van oplegger.

Meer kolommen maken het niet beter, alleen langzamer. Minder kolommen betekent dat iemand later gaat bellen.

Een ingevulde voorbeelddag

  • 06:00 — Venlo, depot — 418 250 km — vertrek.
  • 07:35 — Eindhoven — 418 331 km — lossen, CMR afgegeven.
  • 08:50 — Tilburg, tankstation — 418 369 km — 220 liter, bedrag van de bon.
  • 10:10 — Breda — 418 395 km — laden, 50 minuten wachten aan het dock.
  • 12:45 — Venlo, depot — 418 520 km — einde rit, totaal 270 km.

Vijf regels. Het totaal klopt: 418 520 min 418 250 is 270. En het klopt omdat elke regel is geschreven op het moment dat het gebeurde, niet acht uur later.

Waarom 's avonds invullen niet werkt

De meeste fouten in een rittenregistratie zijn geen onwetendheid. Het is geheugen. Een getal dat je 's avonds opschrijft is een schatting, en schattingen worden afgerond. Afgeronde kilometers kloppen niet met de tankbon, niet met de factuur aan de klant en niet met de kilometerstand van morgenochtend.

Daar komt bij dat een papieren ritboekje reist. Het ligt tot het eind van de week of de maand in de cabine, en tot die tijd heeft niemand het gezien. Ontbreekt er een regel, dan merkt iemand dat pas weken later, als jij allang niet meer weet wat er op die dinsdag gebeurde.

Drie gewoontes die de meeste discussies voorkomen

Schrijf het op als je stilstaat. Kilometerstand bij vertrek. Liters en bedrag aan de pomp. Lossen terwijl je wacht aan het dock. Elk ding kost twintig seconden, en 's avonds is er niets meer te doen.

Eén gebeurtenis, één regel. Drie losadressen in dezelfde stad zijn drie regels, geen één. Anders klopt je totaal nooit.

Controleer het totaal elke dag. Gereden kilometers moeten precies eindstand min beginstand zijn. Klopt het niet, dan ontbreekt er een regel — en vandaag weet je nog welke.

Wanneer je rittenregistratie in je voordeel werkt

De klant zegt dat je om half drie aankwam. Jij weet dat je om twaalf uur voor de poort stond. Heb je het lossen vastgelegd op het moment zelf, dan draagt die regel dat tijdstip. Hetzelfde geldt voor drie uur wachten aan het dock, of voor de omleiding door een afgesloten weg die op papier als extra kilometers oogt. Eén zin op het moment zelf scheelt een discussie van een maand later.

Voor fiscale vragen over een auto van de zaak is je boekhouder het juiste aanspreekpunt. Dit artikel gaat over je werkdag.

Download RUNAGA Lite

RUNAGA Lite is een rittenregistratie in je telefoon, gemaakt voor chauffeurs. Laden, lossen, overslag, douane, werkplaats en tanken met liters, bedrag en valuta — elke registratie met plaats en kilometerstand, en de tijd wordt automatisch opgeslagen. De app waarschuwt als een kilometerstand lager is dan de vorige, werkt zonder bereik en stuurt na afloop van de rit het rapport als PDF per e-mail naar je baas. Je locatie wordt niet gevolgd.