Rittenregistratie en de Belastingdienst: wat er echt gevraagd wordt en wat niet
Wie „rittenregistratie Belastingdienst” zoekt, wil meestal één ding weten: wat moet ik bijhouden zodat ik later geen problemen krijg? Het internet staat vol met antwoorden, vaak van bedrijven die een kastje of app verkopen. Hier staat wat de Belastingdienst zelf vraagt, wat er vaak bij wordt verzonnen, en waar het voor een beroepschauffeur anders ligt.
Dit artikel is geen belastingadvies. Voor je eigen situatie is je boekhouder of de Belastingdienst het aanspreekpunt.
Waar gaat het eigenlijk om?
De rittenregistratie waar de Belastingdienst naar kijkt, draait om de bijtelling. Rijd je in een auto van de zaak — een personenauto of bestelauto — en wil je aantonen dat je er per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé mee rijdt, dan heb je een sluitende rittenregistratie nodig. Kun je dat aantonen, dan geldt er geen bijtelling.
Voor een vrachtwagen speelt de bijtelling doorgaans geen rol. Daar is een rittenregistratie vooral een werkdocument: voor je werkgever, voor de klant en voor jezelf.
Welke gegevens horen erin?
Volgens de eisen die de Belastingdienst noemt, bevat een rittenregistratie per auto:
- merk, type en kenteken;
- de periode waarin je de auto gebruikte.
En per rit:
- de datum;
- de kilometerstand bij begin en einde;
- het vertrek- en aankomstadres;
- de route, als je niet de meest gebruikelijke weg rijdt;
- of de rit zakelijk of privé was, en bij een gemengde rit de privékilometers.
Dat is alles. Geen GPS-coördinaten, geen snelheden, geen foto's van het dashboard.
Voor een bestelauto die alleen zakelijk wordt gebruikt, bestaat daarnaast een aparte verklaring bij de Belastingdienst. Of die voor jouw situatie handiger is dan een rittenregistratie, bespreek je met je werkgever of boekhouder.
Wat vaak wordt verzonnen
„De Belastingdienst keurt apps en kastjes goed.” Dat doet ze niet. Er bestaat een keurmerk voor ritregistratiesystemen, maar dat is een keurmerk van de branche, niet van de Belastingdienst. Het zegt iets over het systeem, niet over jouw registratie. Wat telt is of je administratie volledig en controleerbaar is, niet welk apparaat het maakte.
„Zonder kastje wordt het niet geaccepteerd.” Ook dat klopt niet. Een rittenregistratie op papier, in een spreadsheet of in een app kan net zo goed sluitend zijn — zolang elke rit erin staat en de kilometerstanden aansluiten.
„Als je het één keer vergeet, is alles ongeldig.” Een gat in de registratie is wel een probleem, want sluitend betekent sluitend. Maar de oplossing is niet een duur systeem; de oplossing is elke rit vastleggen op het moment zelf.
Zakelijke kilometers bijhouden zonder gedoe
Wie zakelijke kilometers bijhouden moet, heeft vooral last van hetzelfde als elke chauffeur: het vergeten. Een paar gewoontes lossen het meeste op.
Beginstand aflezen, niet onthouden. Elke rit begint met een getal van het dashboard, niet met de eindstand die je gisteren dacht te hebben.
Adres op het moment zelf. Na drie klanten weet je niet meer precies of de tweede in Houten of in Nieuwegein zat.
Omweg? Eén zin. Een afgesloten weg of een extra tussenstop verklaart waarom een rit langer is dan normaal. Zonder die zin lijkt het op privékilometers.
Elke week het totaal controleren. De eindstand van de ene rit moet de beginstand van de volgende zijn. Zit er een gat, dan ontbreekt er een rit.
Wat RUNAGA Lite wel en niet is
Eerlijk is eerlijk: RUNAGA Lite is geen fiscale rittenregistratie voor de bijtelling. De app kent geen indeling zakelijk of privé en is gemaakt voor beroepschauffeurs, niet voor wie wil aantonen dat hij onder de 500 privékilometers blijft. Het is ook geen GPS-kastje; je locatie wordt niet gevolgd.
Wat het wel is: een werkregistratie voor de cabine. Laden, lossen, overslag, douane, werkplaats en tanken, elk met plaats en kilometerstand, de tijd automatisch opgeslagen. Verzonden registraties kunnen niet meer worden gewijzigd, en de app waarschuwt als een kilometerstand lager is dan de vorige.
Download RUNAGA Lite
Rijd je beroepsmatig en wil je dat je werkdag klopt zonder avondwerk? RUNAGA Lite werkt zonder bereik, spreekt 29 talen en stuurt na afloop van de rit het rapport als PDF per e-mail naar je baas, in de taal die je voor hem kiest.
- iPhone: App Store
- Android: Google Play