RUNAGA

Ewidencja przebiegu pojazdu i karta drogowa: co wpisać i dlaczego nie wieczorem

Ciężarówka przy rampie magazynu wczesnym rankiem, mokry asfalt i ciepłe światło z hali

Jest szósta wieczorem, stoisz na placu przed magazynem i dzwoni dyspozytor: „Ile kilometrów było rano z Łodzi do Piotrkowa?” Dokładnie nie pamiętasz. Pamiętasz, że tankowałeś, że u klienta czekałeś prawie godzinę i że gdzieś był objazd. Ale liczb już nie ma.

Właśnie po to istnieje ewidencja przebiegu. Nie dla biura i nie dla urzędu skarbowego, tylko po to, żebyś nie musiał na koniec dnia odtwarzać, co się wydarzyło.

Ewidencja przebiegu pojazdu a karta drogowa

Te dwa pojęcia często się mieszają, a to dwie różne rzeczy.

Ewidencja przebiegu pojazdu to w Polsce przede wszystkim dokument podatkowy. Prowadzi się ją, gdy firma chce odliczać pełny VAT od samochodu osobowego lub lżejszego auta dostawczego używanego wyłącznie do działalności. Ustawa o VAT dokładnie określa, co ma zawierać — o tym więcej w osobnym artykule.

Karta drogowa to dokument pracy kierowcy i pojazdu: skąd, dokąd, kiedy, ile kilometrów, ile paliwa. Dla większości prywatnych przewoźników nie jest dziś obowiązkowa, ale wiele firm nadal jej używa, bo to najprostszy sposób, żeby rozliczyć trasę, paliwo i koszty.

W praktyce obie odpowiadają na to samo pytanie: co się działo z pojazdem i ile przejechał.

Co wpisać w każdej linii

Żeby wpis był przydatny, każda linia powinna odpowiadać na te same pytania:

  • Data i godzina wyjazdu i przyjazdu.
  • Pojazd — numer rejestracyjny, przy zestawie także naczepa.
  • Skąd i dokąd — miejscowość lub adres.
  • Stan licznika na początku i na końcu.
  • Co się wydarzyło — załadunek, rozładunek, przeładunek, odprawa celna, serwis, tankowanie.
  • Paliwo — litry, kwota i waluta.
  • Uwagi — objazd, długie oczekiwanie, zmiana naczepy.

Więcej kolumn nie poprawia karty, tylko ją spowalnia. Mniej kolumn oznacza, że ktoś później zadzwoni.

Wypełniony przykładowy dzień

  • 06:00 — Łódź, magazyn — 402 150 km — wyjazd.
  • 07:20 — Piotrków Trybunalski — 402 198 km — rozładunek, CMR przekazany.
  • 08:10 — Piotrków, stacja paliw — 402 201 km — 210 litrów, kwota z paragonu.
  • 10:00 — Częstochowa — 402 283 km — załadunek, 40 minut czekania na rampie.
  • 12:30 — Łódź, magazyn — 402 408 km — koniec trasy, razem 258 km.

Pięć linii. Suma się zgadza: 402 408 minus 402 150 to 258. I zgadza się dlatego, że każda linia została zapisana w chwili, gdy to się działo, a nie osiem godzin później.

Dlaczego wieczorem to nie działa

Większość błędów w ewidencji nie wynika z niewiedzy. Wynika z pamięci. Liczba zapisana wieczorem to szacunek, a szacunki się zaokrągla. Zaokrąglone kilometry nie zgadzają się z paragonem ze stacji, z fakturą dla klienta ani z jutrzejszym stanem licznika.

Do tego papierowa karta podróżuje. Do końca tygodnia albo miesiąca leży w kabinie i do tego czasu nikt jej nie widział. Jeśli brakuje linii, ktoś to zauważy po kilku tygodniach, kiedy już nie pamiętasz, co się działo w tamten wtorek.

Trzy nawyki, które kończą większość sporów

Zapisuj, kiedy stoisz. Stan licznika — przy wyjeździe. Litry i kwotę — przy dystrybutorze. Rozładunek — czekając na rampie. Każda rzecz zajmuje dwadzieścia sekund, a wieczorem nie ma już nic do zrobienia.

Jedno zdarzenie — jedna linia. Trzy rozładunki w tym samym mieście to trzy linie, nie jedna.

Codziennie sprawdzaj sumę. Przejechane kilometry muszą wynosić dokładnie stan końcowy minus stan początkowy. Jeśli się nie zgadza, brakuje linii — a dziś jeszcze pamiętasz której.

Kiedy zapis działa na twoją korzyść

Klient twierdzi, że przyjechałeś o wpół do trzeciej. Ty wiesz, że o dwunastej stałeś pod bramą. Jeśli rozładunek zapisałeś na miejscu, ten wpis ma tę godzinę. To samo dotyczy trzech godzin na rampie albo objazdu z powodu zamkniętej drogi, który na papierze wygląda jak nadmiarowe kilometry. Jedno zdanie na miejscu oszczędza ci sporu miesiąc później.

Pobierz RUNAGA Lite

RUNAGA Lite to karta drogowa w telefonie, stworzona dla kierowców. Załadunek, rozładunek, przeładunek, odprawa celna, serwis i tankowanie z litrami, kwotą i walutą — każdy wpis z miejscem i stanem licznika, a godzina zapisuje się automatycznie. Aplikacja ostrzega, gdy stan licznika jest niższy niż poprzedni, działa bez zasięgu, a po zakończeniu trasy raport w PDF trafia e-mailem do szefa. Nie śledzi twojej lokalizacji.