RUNAGA

Ewidencja przebiegu pojazdu – wzór PDF i Excel

Pusty wydrukowany formularz ewidencji z kolumnami i długopis na desce rozdzielczej w porannym świetle

Księgowa dzwoni w ostatni dzień miesiąca: „Brakuje mi ewidencji przebiegu do VAT”. Ty pamiętasz, że jeździłeś, ale nie pamiętasz, jaki był stan licznika we wtorek rano. Albo właśnie zacząłeś pracę w nowej firmie i usłyszałeś tylko „prowadź ewidencję”, bez słowa o tym, jak ma wyglądać.

W obu przypadkach potrzebujesz tego samego: wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, który można wydrukować albo wypełniać na komputerze. Poniżej znajdziesz oba — PDF i Excel. Najpierw jednak krótko o tym, co musi się w nim znaleźć.

Kogo dotyczy ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencję prowadzi podatnik VAT, który chce odliczać 100 % VAT od wydatków na samochód wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej (art. 86a ustawy o VAT). Bez ewidencji obowiązuje limit 50 %. Taki pojazd trzeba też zgłosić na formularzu VAT-26 w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku.

Ważne dla kierowców ciężarówek: przepisy o limicie 50 % i ewidencji dotyczą „pojazdów samochodowych” o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Ciągnik siodłowy czy ciężarówka powyżej 3,5 t nie podlegają tym przepisom — tam ewidencja do VAT nie jest potrzebna. Dotyczy to więc głównie osobówek i busów, którymi jeździsz do klientów, na bazę czy po części.

Ustawa określa treść ewidencji, ale nie ma urzędowego wzoru. Ewidencja może być prowadzona także elektronicznie. Szerzej o samej ewidencji piszemy w artykule Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Co musi zawierać wzór

Nagłówek (art. 86a ust. 7):

  • numer rejestracyjny pojazdu;
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji;
  • liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego.

Każdy wpis osoby kierującej pojazdem:

  • kolejny numer wpisu;
  • data i cel wyjazdu;
  • opis trasy (skąd – dokąd);
  • liczba przejechanych kilometrów;
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.

Na koniec okresu rozliczeniowego podatnik potwierdza autentyczność wpisów, jeśli auto prowadził ktoś inny niż on sam. We wzorze jest miejsce na datę i podpis.

Przykład: jeden dzień

  • 1 — 6.10 — dostawa części do klienta — Poznań, baza → Swarzędz — 84 210 → 84 228 km — 18 km.
  • 2 — 6.10 — odbiór dokumentów CMR — Swarzędz → Poznań, biuro spedycji — 84 228 → 84 247 km — 19 km.
  • 3 — 6.10 — powrót na bazę — Poznań, biuro → Poznań, baza — 84 247 → 84 255 km — 8 km.

Trzy wpisy, 45 km. Cel każdego wyjazdu jest konkretny — „sprawy firmowe” to za mało, jeśli przyjdzie kontrola.

Jak wypełniać, żeby nie było pytań

Stan licznika z deski, nie z pamięci. Z niego liczy się wszystko inne. Jeden błąd na początku psuje cały miesiąc.

Cel wyjazdu konkretnie. „Dostawa do klienta X” albo „serwis w Y”, nie „praca”.

Wpis od razu po jeździe. Ewidencja uzupełniana na koniec miesiąca z pamięci to najczęstszy powód, dla którego urząd ją kwestionuje.

Sprawdzaj sumę. Suma kilometrów z wpisów ma się zgadzać z różnicą stanów licznika. Jeśli się nie zgadza, brakuje wpisu.

A karta drogowa?

Wiele osób szuka też „karta drogowa wzór”. Rozporządzenie z 2002 roku, które określało wzór karty drogowej, utraciło moc już w 2004 roku. Dziś dla większości prywatnych przewoźników karta drogowa nie jest obowiązkowa — firmy używają jej wewnętrznie, każda we własnej formie. O karcie drogowej piszemy więcej w artykule Ewidencja przebiegu pojazdu i karta drogowa.

Pobierz wzór ewidencji przebiegu pojazdu

Jeśli firma potrzebuje papieru albo tabeli, tu jest pusty wzór: PDF do druku i Excel do wypełniania na komputerze. Excel sam numeruje wpisy i liczy przejechane kilometry.

I mała rada: formularze zawsze kończą się w piątek wieczorem. W RUNAGA Lite nigdy – tam nie ma czego drukować.

Wzór ma charakter wyłącznie poglądowy. RUNAGA nie gwarantuje, że jego forma odpowiada obowiązującym przepisom ani wymaganiom twojego pracodawcy czy księgowej.

Pobierz RUNAGA Lite

RUNAGA Lite to karta drogowa w telefonie, stworzona dla kierowców. Załadunek, rozładunek, przeładunek, odprawa celna, serwis i tankowanie z litrami, kwotą i walutą — każdy wpis z miejscem i stanem licznika, a godzina zapisuje się automatycznie. Aplikacja ostrzega, gdy stan licznika jest niższy niż poprzedni, działa bez zasięgu, a po zakończeniu trasy raport w PDF trafia e-mailem do szefa. Nie śledzi twojej lokalizacji. RUNAGA Lite nie jest ewidencją przebiegu do VAT (nie ma pola na cel wyjazdu ani numeracji wpisów), ale daje ci gotowe stany licznika do jej uzupełnienia. Nie jest też darmowa: płacisz niewielki abonament miesięczny lub roczny, a przy rocznym pierwsze 7 dni jest za darmo.