RUNAGA

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT: co musi zawierać i kogo w ogóle dotyczy

Samochód dostawczy zaparkowany na podwórzu firmy o zmierzchu, na desce rozdzielczej czysty notes w linie bez czytelnego pisma

Kto szuka „ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT”, zwykle chce wiedzieć jedno: co muszę zapisywać, żeby urząd nie zakwestionował odliczenia? Internet pełen jest odpowiedzi, często od firm sprzedających lokalizatory. Tu jest to, co mówi sama ustawa, czego się często dopowiada i gdzie dla kierowcy zawodowego wygląda to zupełnie inaczej.

Ten artykuł nie jest poradą podatkową. W sprawie twojej firmy właściwą odpowiedź da księgowy.

O co tu właściwie chodzi

Od wydatków na samochód osobowy albo lżejsze auto dostawcze firma może odliczyć zasadniczo 50% VAT. Pełne 100% przysługuje, gdy pojazd jest używany wyłącznie do działalności gospodarczej. Żeby to wykazać, firma składa informację VAT-26 — nie później niż w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku — i prowadzi ewidencję przebiegu od dnia, w którym zaczęła używać pojazdu w działalności.

Ewidencja jest więc dowodem, że auto nie jeździło prywatnie.

Kogo to nie dotyczy

Tu jest najważniejsza informacja dla kierowców ciężarówek: ograniczenie do 50% dotyczy pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Pojazdy powyżej 3,5 t dają pełne prawo do odliczenia bez VAT-26 i bez ewidencji przebiegu dla celów VAT. Podobnie niektóre pojazdy specjalne i auta ciężarowe, które konstrukcyjnie nie nadają się do użytku prywatnego.

Jeśli jeździsz ciągnikiem siodłowym, ewidencja VAT raczej nie jest twoim problemem. Karta drogowa czy zapis trasy dla firmy — to już inna sprawa.

Co musi zawierać ewidencja

Ustawa o VAT wymienia elementy dla całej ewidencji:

  • numer rejestracyjny pojazdu;
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia;
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia.

A dla każdego wpisu:

  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu;
  • opis trasy (skąd — dokąd);
  • liczbę przejechanych kilometrów;
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem, potwierdzone przez podatnika na koniec okresu rozliczeniowego, jeśli kierowca nie jest podatnikiem.

To wszystko. Ustawa nie wymaga współrzędnych GPS ani zdjęć licznika.

Czego się często dopowiada

„Urząd zatwierdza konkretne aplikacje.” Nie zatwierdza. Liczy się, czy ewidencja zawiera wymagane elementy i czy jest rzetelna, a nie jakim narzędziem powstała.

„Bez lokalizatora nie przejdzie.” Też nieprawda. Ewidencja papierowa, w arkuszu albo w aplikacji może być równie dobra — jeśli każdy wyjazd jest wpisany, a stany licznika się łączą.

„Jeden brakujący wpis nic nie znaczy.” Znaczy. Luka w ewidencji to najprostszy argument, żeby zakwestionować, że pojazd służył wyłącznie działalności. Rozwiązaniem nie jest drogi system, tylko zapis w chwili wyjazdu.

Najczęstsze błędy

Stan licznika z pamięci. Koniec jednego wyjazdu musi być początkiem następnego. Jeśli między nimi jest dziura, ktoś zapyta, kto wtedy jechał i dokąd.

Cel wyjazdu jednym słowem. „Sprawy firmowe” niczego nie wyjaśnia. „Dostawa do klienta w Kielcach” wyjaśnia.

Ewidencja pisana raz w miesiącu. Wtedy wygląda dokładnie tak, jak powstała — z pamięci.

Brak potwierdzenia kierowców. Jeśli autem jeździ pracownik, wpisy trzeba potwierdzić na koniec okresu.

Czym RUNAGA Lite jest, a czym nie

Uczciwie: RUNAGA Lite nie jest ewidencją przebiegu dla celów VAT. Nie ma pola na cel wyjazdu ani numeracji wpisów w rozumieniu ustawy i jest stworzona dla kierowców zawodowych, a nie do wykazywania, że samochód osobowy nie jeździ prywatnie. Nie jest też lokalizatorem GPS — twoja lokalizacja nie jest śledzona.

Czym jest: zapisem pracy w kabinie. Załadunek, rozładunek, przeładunek, odprawa celna, serwis i tankowanie — każdy wpis z miejscem i stanem licznika, godzina zapisuje się automatycznie. Wysłanych wpisów nie da się już zmienić, a aplikacja ostrzega, gdy stan licznika jest niższy niż poprzedni.

Pobierz RUNAGA Lite

Jeździsz zawodowo i chcesz, żeby twój dzień się zgadzał bez pracy wieczorem? RUNAGA Lite działa bez zasięgu, mówi w 29 językach, a po zakończeniu trasy raport w PDF trafia e-mailem do szefa, w języku, który dla niego wybierzesz.