Gestão de frotas vista da cabine: o que te tira e o que te dá
Escreve-se muito sobre gestão de frotas, e quase tudo do lado da empresa. Controlo de custos, planeamento de manutenção, consumo de gasóleo aos cem, taxa de utilização das viaturas. Tudo isso é verdade — e não diz nada ao motorista.
Mas é o motorista quem fornece os números ao sistema. Por isso a pergunta é simples: quando a empresa passa a fazer gestão de frotas, o que muda no teu dia?
Quando é mal feita
Vamos ser concretos, porque acontece muitas vezes.
Aparecem mais formulários. Verificação da viatura antes de sair, um formulário depois da viagem, pressão dos pneus uma vez por semana. Cada coisa, sozinha, faz sentido. Juntas são vinte minutos por dia que antes não existiam.
Aparece um segundo registo. Uma aplicação para as viagens, outra para a oficina, uma terceira para o cartão de combustível. Cada uma com o seu login e os seus números.
Aparece controlo sem contexto. O sistema mostra que gastas mais gasóleo do que o teu colega. Não mostra que tu sobes a serra com carga completa e ele segue pela autoestrada com o semirreboque meio vazio. Alguém tem de perguntar — e nem sempre pergunta.
Se a gestão de frotas te é apresentada como uma vantagem e estas três coisas são verdade, não é uma vantagem para ti.
Quando é bem feita
Um bom sistema assenta num princípio: o motorista escreve uma coisa uma vez — e nunca mais.
Quando isso funciona, muda o seguinte:
As idas à oficina têm histórico. Quando e com que quilometragem a viatura esteve na oficina fica registado. Ninguém precisa de discutir quando foi a última mudança de óleo.
Os abastecimentos não se perdem. Litros, valor e moeda ficam registados na bomba. Mesmo que o talão se perca, não tens de explicar quanto abasteceste nesse dia.
O telefone toca menos. A maior parte das chamadas do tipo «quantos quilómetros fizeste» só existe porque o escritório não tem os números.
O consumo é calculado com justiça. Não de um abastecimento ao seguinte, mas com todos os abastecimentos de uma viagem, comparado com viaturas da mesma categoria e com a média da própria viatura. Assim toda a gente vê que um consumo que sobe de repente é mais vezes um injetor entupido ou um pneu em baixo do que o motorista.
Como trabalhar bem com a gestora de frota
Em muitas empresas, a gestão de frotas tem um rosto: a gestora ou o gestor de frota. É quem marca a oficina, controla os cartões de combustível e responde à administração quando os custos sobem.
A relação corre melhor quando os números chegam sem pedir. Uma gestora de frota que recebe a viagem fechada — quilómetros, litros, locais, documentos — não precisa de te ligar. E quando precisa de perguntar alguma coisa, pergunta sobre um facto registado, não sobre a tua memória.
Do outro lado, tens direito a pedir contexto. Se o teu consumo aparece como alto, pergunta com que viaturas foi comparado e em que rotas.
Onde acaba a gestão e começa a vigilância
É uma pergunta honesta e tem uma resposta honesta: depende do que é registado e de quem o vê.
Muitos sistemas de gestão de frotas assentam em GPS na viatura. A posição da viatura durante o horário de trabalho é informação operacional — a viatura é da empresa. A posição depois do trabalho, quando estás a dormir numa área de serviço, não é. E uma média mensal de consumo é uma coisa muito diferente de uma análise minuto a minuto da tua condução com notas.
Um sistema sensato regista o trabalho, não a pessoa. Se sentes que essa diferença não existe na tua empresa, é uma pergunta legítima à administração, não paranoia.
Três perguntas enquanto ainda se pode mudar alguma coisa
- Quantas coisas tenho de escrever, e quantas vezes? Se o mesmo número tem de ser escrito mais de uma vez, o sistema não está pronto.
- Funciona sem rede? Se não, metade dos registos continua a ser feita à noite, de memória.
- Consigo ver os meus próprios dados? Um motorista que vê o seu histórico tem argumentos. Um motorista que não vê só tem a sua palavra.
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