RUNAGA

Sistema de gestão de frotas: o que uma empresa pequena precisa mesmo

Pequeno escritório de uma transportadora ao fim da tarde, secretária com caderno de linhas em branco sem escrita legível, camiões desfocados atrás da janela

Quem procura um sistema de gestão de frotas encontra promessas grandes: inteligência artificial, sensores em todo o lado, painéis com cinquenta gráficos. Para uma transportadora com cinco, dez ou vinte camiões, a pergunta é outra: o que é que eu preciso de saber todos os dias, e quanto trabalho custa aos motoristas dar-me essa informação?

Este artigo é para quem decide. Mas começa pelo motorista, porque é dele que vêm os números.

Porque o motorista decide se o sistema funciona

Qualquer sistema de controle de frota é tão bom quanto os dados que recebe. E a maior parte dos dados — onde carregou, onde descarregou, quantos litros, que documentos entregou — só o motorista sabe.

Se o sistema obriga o motorista a preencher tudo à noite, os números chegam arredondados e atrasados. Se o obriga a escrever o mesmo número duas vezes, um dos dois vai estar errado. Um bom sistema é, antes de tudo, rápido e simples do lado da cabine.

As cinco perguntas que decidem

1. Funciona sem rede? Armazéns, túneis, serra, fronteiras — a aplicação do motorista tem de guardar os dados no telefone e enviá-los quando a rede volta. Caso contrário, os registos voltam a ser feitos de memória.

2. Quantos toques leva um registo? Um abastecimento deve levar segundos: litros, valor, moeda, quilometragem. A hora deve ficar guardada sozinha.

3. O que acontece a um registo depois de enviado? Se o motorista o pode alterar mais tarde, o registo vale pouco numa disputa com um cliente. E se o escritório o corrige, deve ficar visível o quê, por quem e porquê.

4. Como é calculado o consumo? De um abastecimento ao seguinte dá resultados que saltam — basta um depósito não cheio. Com todos os abastecimentos de uma viagem, e com a média de várias viagens, o número estabiliza.

5. Quanto custa, e por quê? Por viatura, por motorista ou por empresa? Com fidelização? Com equipamento e instalação?

Os custos escondidos

Na gestão de frotas em empresas pequenas, o preço mensal é só uma parte da conta:

  • Equipamento e instalação, se o sistema depende de uma caixa em cada viatura.
  • Fidelização de um a três anos, que continua a pagar-se mesmo que a viatura seja vendida.
  • Preço por viatura, que cresce com cada camião novo.
  • O tempo do motorista, que é o custo mais caro de todos se o sistema o obriga a trabalho à noite.
  • O tempo do escritório, se alguém tem de passar os dados a limpo.

Calcular o consumo sem enganos

Vale a pena parar aqui, porque é onde a maior parte das discussões com os motoristas começa.

Imagina uma viagem de 2 000 km com três abastecimentos: 220, 190 e 170 litros — 580 litros no total. Consumo: 580 ÷ 2 000 × 100 = 29 l/100 km. Se calculasses só entre o segundo e o terceiro abastecimento, e o segundo não tivesse enchido o depósito, o resultado podia dar 24 ou 35 litros — e ninguém saberia qual é o certo.

Com a soma de todos os abastecimentos de cada viagem, uma média das últimas viagens e uma comparação com viaturas da mesma categoria, o consumo diz a verdade. E um camião cujo consumo sobe de repente mostra quase sempre um problema mecânico, não um motorista.

O que o RUNAGA faz

O RUNAGA para empresas é um sistema de gestão de frotas feito a partir da cabine. Os motoristas usam uma aplicação que funciona sem rede e registam carga, descarga, transbordo, alfândega, oficina e abastecimentos, cada um com local e quilometragem, com a hora guardada automaticamente. Durante a viagem, o escritório vê que a viatura está em serviço, quando começou e a última atividade; os registos chegam quando o motorista fecha a viagem. Correções no escritório exigem um motivo e ficam marcadas. O consumo é calculado com a soma dos abastecimentos de cada viagem, como média móvel das últimas quatro viagens, e comparado com a categoria da viatura e com a sua própria média. Não usa GPS nem segue a localização. Preço para a empresa inteira: 35 € por mês ou 200 € por ano, IVA incluído — mais em runaga.com.

Descarrega o RUNAGA Lite

És motorista e a tua empresa não tem sistema? O RUNAGA Lite é o registo de viagens no teu telemóvel: registas quando estás parado, em segundos, funciona sem rede, e quando fechas a viagem o relatório segue em PDF por e-mail para o teu chefe.