RUNAGA

Foaia de parcurs: ce trebuie să conțină și de ce nu se completează seara

Camion cu spatele la rampa unui depozit în lumina după-amiezii târzii, uși de rampă și un transpalet în apropiere

E șase seara, stai în parcarea din fața depozitului și sună dispecerul: „Câți kilometri ai avut azi-dimineață de la Pitești la Râmnicu Vâlcea?” Nu mai știi exact. Știi că ai alimentat, că la client ai așteptat aproape o oră și că undeva a fost o ocolire. Dar cifrele au dispărut.

Exact pentru asta există foaia de parcurs. Nu pentru birou și nu pentru ANAF, ci ca să nu fii nevoit să reconstitui la sfârșitul zilei ce s-a întâmplat.

Ce este foaia de parcurs și când e obligatorie

Foaia de parcurs este documentul în care se notează fiecare deplasare a unui vehicul: de unde, până unde, când și cu ce kilometraj. Pentru firmă, ea justifică kilometrii parcurși și combustibilul consumat.

Legislația fiscală o cere în special pentru vehiculele folosite exclusiv în activitatea economică, ca firma să poată deduce integral cheltuielile. Elementele minime sunt: categoria de vehicul, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum pe kilometru. Există un model oficial, dar firma îl poate adapta, iar foile de parcurs pot fi ținute și electronic, dacă pot fi listate la cerere.

Cum se aplică exact în firma ta, îți spune contabilul.

Foaia de parcurs pentru autoturism

La foaia de parcurs pentru autoturism miza e de obicei deducerea: dacă mașina e folosită și în scop personal, deducerea e limitată. Ca să arate că autoturismul servește doar firmei, fiecare deplasare trebuie să aibă un scop clar, nu doar „interes de serviciu”.

La un camion situația e alta: foaia de parcurs e mai ales un document de lucru — pentru firmă, pentru client și pentru tine.

Ce trebuie să scrii pe fiecare rând

Ca să fie utilă, fiecare rând răspunde la aceleași întrebări:

  • Data și ora plecării și sosirii.
  • Vehiculul — numărul de înmatriculare, la ansamblu și semiremorca.
  • De unde și până unde — localitate sau adresă.
  • Kilometrajul la plecare și la sosire.
  • Ce s-a întâmplat — încărcare, descărcare, transbordare, vamă, service, alimentare.
  • Combustibil — litri, sumă și monedă.
  • Observații — ocolire, așteptare lungă, schimbare de semiremorcă.

Mai multe coloane nu fac foaia mai bună, doar mai lentă. Mai puține coloane înseamnă că cineva va suna mai târziu.

O zi completată ca exemplu

  • 06:00 — București, depozit — 356 200 km — plecare.
  • 07:45 — Pitești — 356 312 km — descărcare, CMR predat.
  • 08:30 — Pitești, benzinărie — 356 315 km — 200 litri, suma de pe bon.
  • 09:50 — Râmnicu Vâlcea — 356 373 km — încărcare, 40 de minute așteptare la rampă.
  • 12:40 — București, depozit — 356 545 km — sfârșitul cursei, total 345 km.

Cinci rânduri. Totalul se potrivește: 356 545 minus 356 200 fac 345. Și se potrivește pentru că fiecare rând a fost scris în momentul în care s-a întâmplat, nu opt ore mai târziu.

De ce seara nu funcționează

Cele mai multe greșeli din foaia de parcurs nu vin din neștiință. Vin din memorie. O cifră scrisă seara e o estimare, iar estimările se rotunjesc. Kilometrii rotunjiți nu se potrivesc cu bonul de la pompă, cu factura către client și nici cu kilometrajul de mâine dimineață.

În plus, foaia de hârtie călătorește. Stă în cabină până la sfârșitul săptămânii sau al lunii, iar până atunci nu a văzut-o nimeni. Dacă lipsește un rând, cineva observă după câteva săptămâni, când nu mai știi ce s-a întâmplat în acea marți.

Trei obiceiuri care opresc majoritatea discuțiilor

Scrie când stai pe loc. Kilometrajul — la plecare. Litrii și suma — la pompă. Descărcarea — cât aștepți la rampă. Fiecare lucru durează douăzeci de secunde, iar seara nu mai rămâne nimic de făcut.

Un eveniment, un rând. Trei descărcări în același oraș sunt trei rânduri, nu unul.

Verifică totalul în fiecare zi. Kilometrii parcurși trebuie să fie exact kilometrajul final minus cel inițial. Dacă nu se potrivește, lipsește un rând — și azi încă îți amintești care.

Descarcă RUNAGA Lite

RUNAGA Lite e o foaie de parcurs în telefon, făcută pentru șoferi. Încărcare, descărcare, transbordare, vamă, service și alimentare cu litri, sumă și monedă — fiecare înregistrare cu loc și kilometraj, iar ora se salvează automat. Aplicația te avertizează dacă kilometrajul e mai mic decât cel anterior, funcționează fără semnal, iar după încheierea cursei raportul pleacă în PDF pe e-mail la șef. Nu îți urmărește locația. Nu înlocuiește formularul cerut de firma ta, dar îți dă toate datele pentru el.