RUNAGA

Foaie de parcurs model Excel sau PDF: ce coloane îți trebuie și unde greșește toată lumea

Formular tipărit gol cu rubrici goale și un pix pe bordul unui camion în lumina strălucitoare a dimineții

Cauți o foaie de parcurs model de obicei în două situații. Fie tocmai ai început la o firmă nouă și ți s-a spus „completezi foaia de parcurs”, fără nicio explicație. Fie vineri după-amiază s-au terminat formularele din cabină, iar luni trebuie predate actele.

În ambele cazuri, întrebarea adevărată nu e de unde iei hârtie. E ce scrii exact, ca să nu ți se întoarcă foaia.

Coloanele de care ai nevoie

Fie că printezi un model PDF, fie că îți faci singur o foaie de parcurs în Excel, fiecare rând trebuie să răspundă la aceleași întrebări:

  • Data și ora.
  • Vehiculul — numărul de înmatriculare, la ansamblu și semiremorca.
  • De unde — loc sau adresă.
  • Până unde — loc sau adresă.
  • Scopul deplasării — încărcare, descărcare, service, alimentare.
  • Kilometrajul la plecare și la sosire.
  • Kilometri parcurși — sosire minus plecare.
  • Combustibil — litri și sumă, dacă ai alimentat.
  • Observații — ocolire, așteptare, schimbare de semiremorcă.

În antet, pentru toată foaia: vehiculul, perioada, șoferul și norma proprie de consum a vehiculului, dacă firma o cere.

Asta e tot. Mai multe coloane nu fac foaia mai bună, doar mai lentă.

Cum o completezi ca să nu ți se întoarcă

Un eveniment, un rând. Trei descărcări în același oraș sunt trei rânduri.

Kilometrajul de pe bord, nu din cap. Din el se calculează toată foaia. Dacă greșești la început, greșit e și tot ce urmează.

Nicio rubrică goală. O rubrică goală arată ca o omisiune și cineva va întreba de ea. Dacă nu s-a întâmplat nimic, trage o linie.

Scopul, concret. „Interes de serviciu” nu explică nimic. „Descărcare la client în Pitești” explică.

Verifică totalul zilnic. Kilometrii parcurși trebuie să fie exact final minus inițial. Dacă nu se potrivește, lipsește un rând — și azi încă știi care.

Excel sau hârtie?

Modelul în Excel pare modern, dar are o problemă pe care puțini o observă: oricine poate schimba mai târziu orice cifră, iar asta nu se vede. Într-o dispută, asta slăbește fiecare număr din foaie.

Nici Excelul pe telefon nu rezolvă problema. Cu mănuși e greu să scrii în celule mici, fără semnal fișierul nu se salvează mereu, iar tabelul rămâne la tine până la sfârșitul lunii.

Hârtia e mai cinstită, dar are slăbiciunile ei: foaia udă, pixul care nu scrie, formularele care se termină vinerea.

Sfatul cel mai important nu costă nimic

Scrie când stai pe loc. Kilometrajul — când pleci. Litrii și suma — la pompă. Descărcarea — cât aștepți la rampă. Fiecare lucru durează douăzeci de secunde, iar seara nu mai ai nimic de făcut.

Dacă faci așa, o foaie de parcurs pe hârtie, gratuită, e mult mai bună decât o aplicație scumpă completată seara.

Când nu mai ai nevoie de model

În momentul în care începi să notezi pe drum, hârtia își pierde rostul. Telefonul e oricum în mâna ta — la pompă, la rampă, cât aștepți descărcarea. Dacă înregistrarea apare acolo, nu mai ai nevoie de un al doilea suport pe care să-l copiezi mai târziu.

Dacă firma cere totuși formularul pe hârtie, regula e una singură: completează formularul din înregistrări, nu din memorie. Durează două minute, și greșelile nu mai au loc.

Descarcă RUNAGA Lite

RUNAGA Lite nu e gratuită — are un abonament mic, lunar sau anual, iar la cel anual primele 7 zile sunt gratuite. În schimb e făcută pentru șoferi: încărcare, descărcare, transbordare, vamă, service și alimentare cu litri, sumă și monedă, iar ora se salvează automat. Te avertizează dacă kilometrajul e mai mic decât cel anterior, funcționează fără semnal, iar după încheierea cursei raportul pleacă în PDF pe e-mail la șef.