RUNAGA

Potni nalog: kaj mora vsebovati in zakaj ga ne izpolnjuješ zvečer

Tovornjak ob nakladalni rampi zgodaj zjutraj, moker asfalt in topla svetloba iz skladišča, v ozadju gore v meglici

Ura je šest zvečer, stojiš na parkirišču pred skladiščem in kliče disponent: »Koliko kilometrov je bilo zjutraj od Celja do Maribora?« Natančno se ne spomniš. Spomniš se, da si tankal, da si pri stranki čakal skoraj eno uro in da je bil nekje obvoz. Ampak številk ni več.

Prav zato obstaja evidenca vožnje. Ne za pisarno in ne za FURS, ampak zato, da ti ob koncu dneva ni treba sestavljati, kaj se je sploh zgodilo.

Kaj je potni nalog

Potni nalog je nalog delodajalca za službeno pot: kdo gre, kam, s čim in zakaj. Na njegovi podlagi se obračunajo stroški poti — dnevnice, kilometrina, cestnine, parkirnine. V prevozništvu podjetja vozniku pogosto izdajo mesečni potni nalog, v katerega se potem vpisujejo posamezne vožnje.

Običajne sestavine so:

  • zaporedna številka in datum izdaje naloga;
  • podatki o vozniku in njegovem delovnem mestu;
  • relacija — kraj odhoda, cilj in vmesne postaje;
  • namen poti;
  • prevozno sredstvo z registrsko številko;
  • osnova za obračun in priloge, na primer računi za cestnine in parkirnine.

Kako točno to velja v tvojem podjetju, ve računovodja. Ta članek govori o tvojem delovnem dnevu.

Potni nalogi in evidenca vožnje

Potni nalogi povedo, kam in zakaj greš. Kaj se je na poti zgodilo, pa pove evidenca vožnje — in ta mora biti zapisana natančno. Vsaka vrstica odgovarja na ista vprašanja:

  • Datum in ura odhoda in prihoda.
  • Vozilo — registrska številka, pri skupini vozil tudi polpriklopnik.
  • Od kod in kam — kraj ali naslov.
  • Stanje števca na začetku in na koncu.
  • Kaj se je zgodilo — naklad, razklad, prekladanje, carina, servis, tankanje.
  • Gorivo — litri, znesek in valuta.
  • Opomba — obvoz, dolgo čakanje, menjava polpriklopnika.

Več stolpcev evidence ne izboljša, samo upočasni. Manj stolpcev pomeni, da bo nekdo pozneje klical.

Izpolnjen primer dneva

  • 06:00 — Ljubljana, skladišče — 305 400 km — odhod.
  • 07:05 — Celje — 305 476 km — razklad, CMR predan.
  • 07:50 — Celje, bencinski servis — 305 479 km — 180 litrov, znesek z računa.
  • 09:00 — Maribor — 305 534 km — naklad, 40 minut čakanja na rampi.
  • 11:00 — Ljubljana, skladišče — 305 663 km — konec vožnje, skupaj 263 km.

Pet vrstic. Seštevek se ujema: 305 663 minus 305 400 je 263. In ujema se zato, ker je bila vsaka vrstica zapisana takrat, ko se je stvar zgodila, ne osem ur pozneje.

Zakaj zvečer ne deluje

Večina napak v evidenci ne nastane zaradi neznanja. Nastane zaradi spomina. Številka, zapisana zvečer, je ocena, ocene pa se zaokrožujejo. Zaokroženi kilometri se ne ujemajo z računom s črpalke, z računom za stranko in niti z jutrišnjim stanjem števca.

Poleg tega papirnati nalog potuje. Do konca tedna ali meseca leži v kabini in do takrat ga ni nihče videl. Če manjka vrstica, to nekdo opazi čez nekaj tednov, ko se ne spomniš več, kaj se je zgodilo tisti torek.

Tri navade, ki ustavijo večino sporov

Piši, ko stojiš. Stanje števca — ob odhodu. Litre in znesek — pri črpalki. Razklad — medtem ko čakaš na rampi. Vsaka stvar vzame dvajset sekund, zvečer pa ni več kaj delati.

En dogodek, ena vrstica. Trije razkladi v istem mestu so tri vrstice, ne ena.

Vsak dan preveri seštevek. Prevoženi kilometri morajo biti natanko končno minus začetno stanje. Če se ne ujema, manjka vrstica — in danes se še spomniš katera.

Ko evidenca dela zate

Stranka trdi, da si prišel ob pol treh. Ti veš, da si ob dvanajstih stal pred vrati. Če si razklad zapisal na mestu, ima zapis to uro. Enako velja za tri ure na rampi ali za obvoz zaradi zaprte ceste, ki je na papirju videti kot odvečni kilometri. En stavek na mestu prihrani spor čez mesec.

Prenesi RUNAGA Lite

RUNAGA Lite ne izdaja potnih nalogov in ne nadomešča obrazca, ki ga zahteva tvoje podjetje. Da pa ti vse podatke zanj, zapisane v pravem trenutku: naklad, razklad, prekladanje, carina, servis in tankanje z litri, zneskom in valuto — vsak zapis s krajem in stanjem števca, ura se shrani sama. Aplikacija opozori, če je stanje števca nižje od prejšnjega, deluje brez signala, po koncu vožnje pa gre poročilo v PDF po e-pošti šefu. Tvoje lokacije ne sledi.