Potni nalog obrazec: katera polja potrebuješ in kje se najpogosteje zmoti

Obrazec za potni nalog običajno iščeš v eni od dveh situacij. Ali si pravkar začel v novem podjetju in so ti rekli »izpolnjuj potni nalog«, brez razlage. Ali pa so v petek popoldne v kabini zmanjkali obrazci, v ponedeljek pa moraš oddati papirje.

V obeh primerih pravo vprašanje ni, kje dobiti papir. Pravo vprašanje je, kaj točno vpisati, da ti ga ne vrnejo.

Dva dela vsakega obrazca

Vsak potni nalog obrazec ima dva dela.

Glava — izpolni jo podjetje ali ti ob začetku: zaporedna številka in datum izdaje, voznik, vozilo z registrsko številko, relacija, namen poti in obdobje. Pri mesečnem potnem nalogu velja glava za ves mesec.

Evidenca vožnje — to je tvoj del. Tu nastane večina napak.

Polja v evidenci vožnje

Vsaka vrstica mora odgovoriti na ista vprašanja:

• Datum in ura.
• Od kod — kraj ali naslov.
• Kam — kraj ali naslov.
• Stanje števca ob odhodu in ob prihodu.
• Prevoženi kilometri — prihod minus odhod.
• Kaj se je zgodilo — naklad, razklad, servis, tankanje, pavza.
• Gorivo — litri in znesek, če si tankal.
• Opomba — obvoz, čakanje, menjava polpriklopnika.

To je vse. Več stolpcev obrazca ne izboljša, samo upočasni.

Kako izpolniti, da ti ga ne vrnejo

En dogodek, ena vrstica. Trije razkladi v istem mestu so tri vrstice.

Števec z armaturne plošče, ne iz glave. Iz njega se računa ves obrazec. Če je napaka na začetku, je napačno vse za njo.

Nobenih praznih polj. Prazno polje je videti kot pozabljeno in nekdo bo vprašal zanj. Če se ni nič zgodilo, potegni črto.

Končno stanje ene vrstice je začetno stanje naslednje. Če nista enaki, manjka vožnja.

Priloge takoj v kuverto. Računi za cestnine, parkirnine in gorivo so del obračuna. Brez njih je nalog napol prazen.

Vsak dan preveri seštevek. Prevoženi kilometri morajo biti natanko končno minus začetno stanje.

Mesečni potni nalog v praksi

Mesečni potni nalog obrazec je praktičen, ker ga ni treba izpolnjevati za vsako pot posebej. Ima pa eno past: ker velja ves mesec, se vanj rado piše na koncu meseca. Takrat je videti natanko tako, kot je nastal. Zato ga izpolnjuj sproti, vrstico za vrstico, in ob koncu vsakega tedna preveri, ali se končno stanje enega dne ujema z začetnim stanjem naslednjega.

Excel ali papir?

Obrazec v Excelu je videti moderen, vendar ima težavo, ki je malokdo opazi: vsakdo lahko pozneje spremeni katerokoli številko in tega ni videti. V sporu to oslabi vsako številko v datoteki.

Tudi Excel na telefonu težave ne reši. Z rokavicami je težko pisati v majhne celice, brez signala se datoteka ne shrani vedno, tabela pa vseeno ostane pri tebi do konca meseca.

Papir je bolj pošten, a ima svoje slabosti: moker list, kemični svinčnik, ki ne piše, obrazci, ki zmanjkajo v petek.

Najpomembnejši nasvet ne stane nič

Zapiši, ko stojiš. Stanje števca — ko odpelješ. Litre in znesek — pri črpalki. Razklad — medtem ko čakaš na rampi. Vsaka stvar vzame dvajset sekund, zvečer pa nimaš več kaj početi.

Če delaš tako, je brezplačen papirnati obrazec veliko boljši od drage aplikacije, ki jo izpolnjuješ zvečer.

Kdaj obrazca ne potrebuješ več

V trenutku, ko začneš zapisovati sproti, papir izgubi smisel. Telefon imaš tako ali tako v roki — pri črpalki, na rampi, med čakanjem na razklad. Če zapis nastane tam, ne potrebuješ drugega nosilca, ki bi ga moral pozneje prepisovati.

Če podjetje vseeno zahteva papirnati obrazec, velja eno pravilo: izpolni ga iz zapisov, ne iz spomina. To traja dve minuti in napaka nima kje nastati.

Prenesi RUNAGA Lite

RUNAGA Lite ni brezplačna — ima majhno mesečno ali letno naročnino, pri letni pa je prvih 7 dni brezplačnih. Ne izdaja potnih nalogov, je pa narejena za voznike: naklad, razklad, prekladanje, carina, servis in tankanje z litri, zneskom in valuto, ura se shrani sama. Opozori, če je stanje števca nižje od prejšnjega, deluje brez signala, po koncu vožnje pa gre poročilo v PDF po e-pošti šefu — s tem imaš vse podatke za obrazec.

• iPhone: App Store
• Android: Google Play