RUNAGA

Бланк подорожнього листа: які поля потрібні і де помиляються найчастіше

Порожній надрукований бланк із порожніми колонками і кулькова ручка на панелі вантажівки в теплому ранковому світлі

Бланк подорожнього листа зазвичай шукають у двох ситуаціях. Або ти щойно почав працювати на новій фірмі й тобі сказали «заповнюй подорожній», без пояснень. Або в п'ятницю по обіді в кабіні закінчилися бланки, а в понеділок треба здавати документи.

В обох випадках справжнє питання не в тому, де взяти папір. Справжнє питання — що саме вписати, щоб лист не повернули.

Два розділи кожного бланка

Типових форм давно немає — кожне підприємство затверджує свою. Але будь-який бланк подорожнього листа має дві частини.

Шапка — заповнює фірма або ти на початку: номер і дата, підприємство, водій, транспортний засіб із номерним знаком, період, підписи відповідальних осіб.

Рух автомобіля — це твоя частина. Тут виникає більшість помилок.

Поля в розділі руху

Кожен рядок має відповідати на ті самі запитання:

  • Дата й час.
  • Звідки — місце або адреса.
  • Куди — місце або адреса.
  • Мета — завантаження, розвантаження, сервіс, заправка.
  • Спідометр на виїзді та на прибутті.
  • Пройдено км — прибуття мінус виїзд.
  • Пальне — залишок, заправлено, літри й сума, якщо заправлявся.
  • Примітка — об'їзд, очікування, заміна напівпричепа.

Це все. Більше колонок бланк не покращують, лише сповільнюють.

Як заповнити, щоб не повернули

Одна подія — один рядок. Три розвантаження в одному місті — це три рядки.

Спідометр з панелі, а не з голови. З нього рахується весь лист. Якщо помилка на початку, неправильним стає все після неї.

Жодної порожньої клітинки. Порожня клітинка виглядає як забута, і хтось про неї спитає. Якщо нічого не сталося, постав риску.

Кінцеві показання одного рядка — це початкові наступного. Якщо вони різні, бракує поїздки.

Чеки одразу в конверт. Чеки за пальне — частина обліку. Без них лист наполовину порожній.

Excel чи папір?

Подорожній лист у бланку Excel виглядає сучасно, але має проблему, яку мало хто помічає: будь-хто може пізніше змінити будь-яку цифру, і цього не видно. У суперечці це послаблює кожне число у файлі.

Excel на телефоні проблему не вирішує. У рукавицях важко писати в маленькі клітинки, без зв'язку файл не завжди зберігається, а таблиця однаково лежить у тебе до кінця місяця.

Папір чесніший, але має свої слабкості: мокрий аркуш, ручка, що не пише, бланки, які закінчуються в п'ятницю.

Найважливіша порада нічого не коштує

Записуй, коли стоїш. Спідометр — коли рушаєш. Літри й суму — біля колонки. Розвантаження — поки чекаєш біля рампи. Кожна річ займає двадцять секунд, а ввечері вже нічого робити.

Якщо робиш так, безкоштовний паперовий бланк набагато кращий за дорогий застосунок, який заповнюють увечері.

Коли бланк уже не потрібен

Щойно ти починаєш записувати протягом дня, папір втрачає сенс. Телефон і так у тебе в руці — біля колонки, біля рампи, в очікуванні розвантаження. Якщо запис з'являється там, другий носій, який потім треба переписувати, не потрібен.

Якщо фірма все ж вимагає паперовий бланк, діє одне правило: заповнюй його із записів, а не з пам'яті. Це дві хвилини, і помилці ніде взятися.

Завантаж RUNAGA Lite

RUNAGA Lite не безкоштовний — невелика місячна або річна передплата, а при річній перші 7 днів безкоштовні. Натомість він зроблений для водіїв: завантаження, розвантаження, перевантаження, митниця, сервіс і заправка з літрами, сумою та валютою, час зберігається автоматично. Попереджає, якщо показання спідометра менші за попередні, працює без зв'язку, а після завершення рейсу звіт у PDF надходить керівнику електронною поштою.