RUNAGA

Подорожній лист: що в ньому має бути і чому його не заповнюють увечері

Руки водія вантажівки заповнюють паперовий журнал на кермі в темній кабіні вночі під маленькою лампою

Шоста вечора, ти стоїш на майданчику біля складу, і дзвонить диспетчер: «Скільки кілометрів було зранку від Стрия до Дрогобича?» Точно не пам'ятаєш. Пам'ятаєш, що заправлявся, що в клієнта чекав майже годину і що десь був об'їзд. Але цифри зникли.

Саме для цього існує подорожній лист. Не для офісу і не для податкової, а щоб тобі не доводилося наприкінці дня відтворювати, що ж насправді сталося.

Що таке подорожній лист і чи він обов'язковий

Подорожній лист — у розмовній мові також дорожній або шляховий лист — це документ, у якому фіксують кожну поїздку транспортного засобу: звідки, куди, коли і з якими показаннями спідометра. Для підприємства він обґрунтовує пробіг і списання пального.

Типові форми подорожніх листів скасували ще наприкінці 2013 року. Відтоді документ формально не обов'язковий, але більшість перевізників його використовує, бо без первинного документа важко правильно облікувати витрати на пальне. Підприємство затверджує власну форму наказом керівника, і вона має містити обов'язкові реквізити первинного документа. Що саме вимагає твоя фірма, скаже бухгалтер.

Що має бути в кожному рядку

Щоб лист був корисним, кожен рядок відповідає на ті самі запитання:

  • Дата і час виїзду та прибуття.
  • Транспортний засіб — номерний знак, для автопоїзда також напівпричіп.
  • Звідки й куди — населений пункт або адреса.
  • Показання спідометра на початку і в кінці.
  • Що сталося — завантаження, розвантаження, перевантаження, митниця, сервіс, заправка.
  • Пальне — літри, сума і валюта.
  • Примітка — об'їзд, довге очікування, заміна напівпричепа.

Більше колонок лист не покращують, лише сповільнюють. Менше колонок означає, що хтось потім подзвонить.

Заповнений приклад дня

  • 06:00 — Львів, склад — 285 100 км — виїзд.
  • 07:15 — Стрий — 285 172 км — розвантаження, накладну передано.
  • 07:50 — Стрий, АЗС — 285 175 км — 190 літрів, сума з чека.
  • 08:40 — Дрогобич — 285 205 км — завантаження, 40 хвилин очікування біля рампи.
  • 10:10 — Львів, склад — 285 280 км — кінець рейсу, разом 180 км.

П'ять рядків. Сума сходиться: 285 280 мінус 285 100 — це 180. І сходиться тому, що кожен рядок записано в момент, коли це сталося, а не через вісім годин.

Чому ввечері не працює

Більшість помилок у подорожньому листі — не від незнання. Вони від пам'яті. Цифра, записана ввечері, — це оцінка, а оцінки округлюють. Округлені кілометри не збігаються з чеком з АЗС, з рахунком клієнту і навіть із завтрашніми показаннями спідометра.

До того ж паперовий лист подорожує. До кінця тижня чи місяця він лежить у кабіні, і до того часу ніхто його не бачив. Якщо бракує рядка, це помітять за кілька тижнів, коли ти вже не пам'ятатимеш, що було того вівторка.

Три звички, які зупиняють більшість суперечок

Пиши, коли стоїш. Показання спідометра — на виїзді. Літри й суму — біля колонки. Розвантаження — поки чекаєш біля рампи. Кожна річ займає двадцять секунд, а ввечері вже нічого робити.

Одна подія — один рядок. Три розвантаження в одному місті — це три рядки, а не один.

Щодня перевіряй суму. Пройдені кілометри мають дорівнювати кінцевим показанням мінус початкові. Якщо не сходиться, бракує рядка — і сьогодні ти ще пам'ятаєш якого.

Коли подорожній лист працює на тебе

Клієнт каже, що ти приїхав о пів на третю. Ти знаєш, що о дванадцятій стояв біля воріт. Якщо розвантаження записав на місці, цей запис має саме цей час. Те саме стосується трьох годин біля рампи чи об'їзду через закриту дорогу, який на папері виглядає як зайві кілометри. Одне речення на місці економить суперечку через місяць.

Завантаж RUNAGA Lite

RUNAGA Lite — це подорожній лист у телефоні, створений для водіїв. Завантаження, розвантаження, перевантаження, митниця, сервіс і заправка з літрами, сумою та валютою — кожен запис із місцем і показаннями спідометра, а час зберігається автоматично. Застосунок попереджає, якщо показання менші за попередні, працює без зв'язку, а після завершення рейсу звіт у PDF надходить керівнику електронною поштою. Твоє місцезнаходження не відстежується. Він не замінює форму, затверджену твоєю фірмою, але дає всі дані для неї.