RUNAGA

Подорожній лист вантажного автомобіля і службового легкового: у чому різниця

Вантажівка біля рампи складу рано вранці, мокрий асфальт і тепле світло з відчиненого цеху, рівні поля й берези на тлі

На одному підприємстві часто є і вантажівки, і службові легкові автомобілі. І для обох бухгалтерія хоче подорожні листи. Водії нерідко думають, що це той самий папір. Він схожий, але питання, на які він відповідає, різні.

Що в них спільного

Типові форми обох листів скасовано ще наприкінці 2013 року. Відтоді підприємство затверджує власні форми наказом керівника, і кожна має містити обов'язкові реквізити первинного документа. Основа в обох однакова:

  • номер і дата, підприємство;
  • водій і транспортний засіб із номерним знаком;
  • показання спідометра на початку і в кінці;
  • маршрут і мета поїздки;
  • облік пального — залишок на початку, заправлено, витрачено, залишок у кінці;
  • підписи відповідальних осіб.

Подорожній лист вантажного автомобіля

У подорожньому листі вантажного автомобіля головне — робота з вантажем. Крім пробігу й пального, у ньому зазвичай є:

  • де завантажили і де розвантажили;
  • які супровідні документи їхали з вантажем — накладна, CMR, митні документи;
  • очікування біля рампи чи на кордоні;
  • напівпричіп, якщо його міняли.

Саме тут найчастіше виникають суперечки з клієнтом: коли приїхав, скільки чекав, чому більше кілометрів, ніж за картою.

Подорожній лист службового легкового автомобіля

У подорожньому листі службового легкового автомобіля на перше місце виходить мета поїздки. Бухгалтерії треба бачити, що поїздка була службовою: зустріч із клієнтом, доставка документів, виїзд на об'єкт. Загальне «службові справи» нічого не пояснює. «Зустріч із клієнтом у Житомирі» — пояснює.

Вантажу й накладних тут немає, зате важливо, хто саме їхав, якщо автомобілем користуються кілька людей.

Пальне: де найчастіше помиляються

Найпоширеніша помилка — рахувати витрату від однієї заправки до наступної. Це працює, лише якщо щоразу заливати повний бак. Досить одного разу заправити пів бака, бо колонка була повільна або деінде пальне дешевше, — і витрата того тижня стрибає вгору чи вниз.

Чесний спосіб — скласти всі заправки за рейс і поділити на кілометри цього рейсу. Приклад: рейс 2 400 км, заправки 210, 180, 160 і 150 літрів — разом 700 літрів, витрата 700 ÷ 2 400 × 100 = 29,2 л/100 км. Ще краще дивитися на середнє кількох рейсів. Тоді неповна заправка вирівнюється сама.

Що може зробити водій

  1. Спідометр на місці, а не з пам'яті — на виїзді, на кожній зупинці, на поверненні.
  2. Кожну заправку записати біля колонки — літри, суму й валюту. Чек — завжди в той самий конверт.
  3. Примітка, коли щось незвичне — об'їзд, важчий вантаж, дві години на кордоні з увімкненим двигуном. Одне речення сьогодні рятує від суперечки через місяць.

Що це дає водієві

Менше дзвінків. Якщо цифри є, про них не питають.

Аргументи. Якщо хтось каже, що ти багато витрачаєш, у тебе є власна історія рейсів.

Справедливість. Витрата, що різко зросла на одній машині, майже ніколи не провина водія — частіше це форсунка, витік або спущені шини. Але це видно, лише якщо всі заправки записані.

Завантаж RUNAGA Lite

RUNAGA Lite не оформлює подорожні листи і не замінює форму твоєї фірми. Це журнал рейсу в телефоні для водія вантажівки: завантаження, розвантаження, перевантаження, митниця, сервіс і кожна заправка з літрами, сумою й валютою — із місцем і показаннями спідометра, час зберігається автоматично. Працює без зв'язку, а після завершення рейсу звіт у PDF надходить керівнику електронною поштою — з усіма даними для подорожнього листа. Місцезнаходження не відстежує.